Как переложить обязанности на другого сотрудника
Dolgovnet34.ru

Юридический портал

Как переложить обязанности на другого сотрудника

Как работнику вменить дополнительные обязанности

Работодатели хотят, чтобы работники качественно выполняли свои обязанности. Но потребности предприятия меняются, и приходится корректировать функционал сотрудников. Иногда работники вынуждены брать на себя дополнительную работу, и не всегда в соответствии со специализацией. Нужно ли согласие подчиненного на дополнительные обязанности? Как это оформить документально? Разбираемся в этой статье.

Для чего вменять обязанности сотруднику?

Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.

Цель одна: повышение эффективности работы предприятия, минимизация затрат и увеличение дохода.

Причины, чаще всего вынуждающие работодателя пересмотреть обязанности своих подчиненных:

  • государством приняты новые нормативные акты, и необходимо привести штат в соответствие с ними;
  • в процессе производства произошли изменения (появились новые технологии, процессы, оборудование и т.п.);
  • меняется организация труда;
  • необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками.

Документы, регламентирующие обязанности

Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.

    Трудовой договор. Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.

К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.

Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника. Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников.

ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.

Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:

  • как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
  • как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.

Дополнительные обязанности в рамках одной должности

Как составлять должностные инструкции, не говорят никакие нормативные документы, кроме рекомендаций Роструда, поэтому их оформление – добровольно для работодателя, а форма произвольна. Практически все предпочитают все же оформлять их, так как этот документ:

  • значительно упрощает организацию труда;
  • снимает возможные разногласия по поводу выполняемой работы;
  • разграничивает ответственность;
  • устраняет дублирование схожих функций;
  • составляется не субъективно «под работника», а «под должность», кто бы ее не занимал.

СПРАВКА! При определении обязанностей той или иной должности за основу берется Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий. Многие его положения устарели, работодателю часто нужны новые, не отраженные в нем должности. В таких случаях местные органы исполнительной власти могут принять нормативные акты по требованиям к той или иной должности.

Руководители могут сами определять содержание должностной инструкции, поэтому в рамках одной и той же должности они могут вносить в нее дополнительные обязанности, если таковые:

  • вписываются в квалификационную характеристику;
  • обусловлены технической реорганизацией предприятия;
  • вызваны изменением условий труда.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если причиной изменений становятся перемены технических и/или организационных условий труда, сотрудник должен узнать об этом за 2 месяца (ч.2. ст.74 ТК). Согласие сотрудника не требуется, но вовремя быть проинформированным – его право.

Во всех остальных случаях необходимо оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающее обязательное согласие работника.

Два способа возложения обязанностей дополнительных должностей

Существуют различные причины, когда работодателю или сотруднику может потребоваться изменение круга обязанностей. Например, сокращается должность, и другой компетентный сотрудник согласен взять на себя новую деятельность за дополнительную оплату. Или же работодатель хочет, чтобы работник выполнял дополнительные функции, на которые у него остается достаточно рабочего времени (например, курьер может, находясь в офисе, принимать звонки).

В ТК РФ изложены 2 варианта, по которым сотруднику могут быть вменены новые обязанности: внутреннее совместительство и совмещение. Выбирая первое или второе, работодатель ориентируется на то, можно ли выделить конкретные часы для дополнительных обязанностей, или они по-разному распределяются в продолжение рабочего времени.

Характеристики и различия этих двух способов приведены в таблице.

СОВМЕЩЕНИЕ ВНУТРЕННЕЕ СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО
Дополнительные обязанности выполняются параллельно с основной работой. Дополнительные обязанности подразумевают выполнение сначала основной работы.
Рабочее время не увеличивается. Рабочее время увеличивается (максимум до половины рабочего дня, но не более 4 часов в день).
Оплата по согласованию с работодателем. Оплата пропорционально отработанному времени.
Нужно дополнительное соглашение к действующему трудовому договору и изменение должностной инструкции. Нужно заключить еще один трудовой договор с этим сотрудником ­– на дополнительную должность на часть ставки.
Дополнительные обязанности можно снять в любой момент приказом руководства. Для снятия дополнительных обязанностей нужно расторгать соответствующий трудовой договор.

Работодателю решать, какой способ окажется предпочтительнее в конкретной ситуации.

Пошаговый план для вменения дополнительных обязанностей

  1. Уведомить работника письменно за 2 месяца об изменениях условий труда.
  2. Издать распоряжение (приказ) о совмещении, внутреннем совместительстве или приказ о возложении дополнительных обязанностей.
  3. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору либо заключить дополнительный договор.
  4. Переиздать должностную инструкцию, ознакомить сотрудника с ее новой редакцией под роспись.

Если сотрудник против

Внесение новых обязанностей в должностную инструкцию, если они в рамках квалификации, не предусматривает согласие работника, поэтому часто в этом пункте возможны разногласия, тем более, что заработная плата таких случаях обычно не пересматривается. Что делать работодателю, если в ответ на его извещение о грядущей перемене условий работы сотрудник выражает несогласие работать по новым правилам?

Работодатель письменно должен предложить несогласному другую должность в соответствии с его квалификацией, пусть даже ниже рангом или менее оплачиваемую, если она вакантна. Если таких должностей нет или снова последует несогласие, сотрудника вправе уволить (п.7 ч.1 ст.77 ТК).

Другой вариант, когда самовольно в одностороннем порядке меняются условия трудового договора. Согласно ч.1 ст.72 ТК РФ, это можно приравнять к переходу на новую работу, для чего необходимо письменное согласие сотрудника. Если работодатель настаивает под угрозой увольнения, подчиненный может предпринять следующие меры:

  • письменно попросить об увеличении оплаты за вменяемые новые обязанности;
  • если договориться не удалось, обратиться в инспекцию по труду или в профсоюз (нужно приложить копию основных документов и приказа о вменении новых обязанностей);
  • при незаконном увольнении его права защитит суд.

Итак, для вменения дополнительных обязанностей лучше заручиться согласием работника, вовремя его уведомить и оформить необходимые документы, внеся изменения в трудовой договор или должностную инструкцию, при необходимости заключив дополнительное соглашение.

Как переложить свои обязанности на коллегу: пять советов

После того как нескольких ваших коллег сократили, вы так загружены работой, что не продохнуть. Чтобы выполнить все задачи, вы вынуждены приходить к 7 утра и задерживаться до 11 ночи. Все чаще вас посещают мысли поделиться частью ваших обязанностей с коллегами. Наши эксперты дают пять советов, как это сделать — по-честному или обходными путями.

1. Скажите «хватит!»

Самый лучший способ — не кривить душой, а честно поговорить с вашим руководителем. В большинстве случаев это очень хорошо работает. Если начальник ставит перед вами очередную задачу, нельзя говорить ему «нет». Руководителю вообще никогда не следует сообщать, что вы не можете чего-то сделать. Вместо этого скажите, что, конечно, все исполните, и назовите свой срок.

Когда директор удивится заявленной дате и спросит, почему так долго, разложите перед ним, как пасьянс, ваши обязанности и время, которое вы затрачиваете на их выполнение. Объясните: вы ведете одновременно пять проектов, два из них — рутинные. Теперь самое время предложить: а не передать ли выполнение рутинных обязанностей вашему коллеге? Тогда вы в кратчайшие сроки выполните новую задачу. Скорее всего, директор пойдет вам навстречу. Многие руководители прекрасно знают, что чрезмерно нагружают подчиненных, но действуют по принципу «буду нагружать работой, пока не скажут «хватит!» Так что пришло время заявить об этом.

Но есть вероятность, что директор не придет в восторг от вашей смелости. Некоторые и вовсе могут посчитать такое поведение наглостью. Не пугайтесь: парадоксально, но даже если в глазах начальства вы будете выглядеть наглецом, впоследствии прямота пойдет вам на пользу. Когда возникнет сложная ситуация, вас позовут со словами: «Кто тут самый умный, кто говорил, что ему рутина надоела? Вот тебе новая работа». Так и от рутины избавитесь, и директор будет смотреть на вас с большим уважением.

2. Обратитесь к коллегам

Если перед вами не ставят новых задач, но очень хочется избавиться от старых, поговорите с коллегами. Разговор можно строить по-разному: или честно попросить взять на себя часть обязанностей, или добиться своего обходными путями. Поначалу можно рассказывать истории о друге, которому требуется ваша помощь, о ежедневных визитах к окулисту из-за ухудшившегося на работе зрения и тому подобное.

Попросите выполнить за вас работу один раз, другой, третий — и вот такая схема уже вошла в привычку, а «нагруженный» коллега стал воспринимать эту работу как свою. Если же это не сработает и, выполнив вашу работу два-три раза, на третий коллега откажется, — ну что ж, переключитесь на другого.

3. Манипулируйте людьми

В разных компаниях по-разному оценивается результативность: иногда работу, с которой могут справиться двое, делают десять человек, и всем кажется, что это нормально. Используйте такую ситуацию в своих интересах. Умение грамотно делегировать свои полномочия — это не только способ расслабиться, но еще и верный путь к креслу начальника.

Читать еще:  Взыскание морального ущерба в судебном порядке

Постепенно приучите других работать на себя. С вас — великолепные отчеты, умение выдать чужую работу за свою и создание видимости бурной деятельности. Поначалу перекиньте на коллег небольшую часть своей работы, затем — еще одну. Закрепите результат, ведите себя понаглее, словно так и должно быть. Если грамотно распределить свои обязанности между другими — так, чтобы работа была выполнена хорошо и в срок, — вас ждет успех. Руководитель увидит, что вы благополучно справляетесь с обязанностями. А если и поймет, что за вас работают коллеги, то в этом нет ничего страшного, ведь они сами согласились взвалить на себя вашу работу. Кроме того, в вас заметят управленческую жилку.

4. Следите за ситуацией

В ситуации, когда вы перекладываете свои обязанности на других, можно выиграть и стать начальником, а можно и проиграть. Что если коллега, на которого вы скинули надоевшие обязанности, будет выполнять их лучше, чем вы?

Он «вкачает» в себя ваши навыки и профессионально вырастет. В этом нет ничего удивительного: коллега незамыленным глазом взглянул на вашу работу и предложил более простые и эффективные способы ее выполнения. Его успех не останется незамеченным: на совещании или в частном разговоре ваш «добровольный помощник» может обмолвиться, какую работу выполняет. А если начальник увидит, что ваш коллега не только справляется со своими обязанностями, но и с легкостью делает и всю вашу работу, директор может задуматься, нужны ли ему вы.

5. Станьте балагуром

Парадокс, но коллектив простит вам лень и «спихивание» ваших задач на других, если вы луч света, человек-зажигалка и главный хохмач коллектива.

Разбавляйте офисную скуку свежими анекдотами и просите коллег о помощи. Талантливым профессионалам и хорошим исполнителям нужны веселые оболтусы. Вам помогут и ни в чем не упрекнут.

Совместная работа и синдром перекладывания ответственности

Многие руководители знакомы с проблемой неприязненных отношений между разными подразделениями компании. Совместная деятельность в таких условиях дает систематические сбои. Отделы перекладывают ответственность за промахи друг на друга, приводят массу убедительных аргументов в свою пользу. Как разобраться и прекратить войну между разными частями одного целого?

У каждого своя правда

Один отдел приводит в компанию клиента, другой – продает ему услугу, третий – эту услугу реализует, и так далее. Обычно, сотрудник видит лишь свой этап работы и часто даже не задумывается о том, что еще происходит в компании. У каждого подразделения свои задачи, свои полномочия, свои показатели эффективности. Естественным образом формируются совершенно обособленные группы, признающие важность только собственной работы, игнорирующие интересы коллег, а в случае неудовлетворительного общего результата, охотно перекладывающие ответственность друг на друга.

«Казалось бы, цель у компании одна, – делится опытом бизнес-тренер Александр Симонцев . – Она четко прописана в уставе и, следовательно, должна исполняться неукоснительно. Но способы ее достижения у сотрудников разные. У одного подразделения акцент на быстроту, другое ставит на точность, третье – на бесконфликтность. Тут сказываются не только особенности деятельности каждого подразделения, но и человеческий фактор, поскольку все эти акценты формируются руководством. Чаще всего руководители хотят иметь максимум власти и минимум ответственности. Чужие полномочия активно оспариваются, зато ответственность все готовы переложить. В реальности ее приходится брать тому, кто выше по вертикали».

И действительно, почему сотрудник должен разделять ответственность за общее дело с коллегой из соседнего департамента, с которым, возможно, даже не знаком? Или как заставить идти рука об руку продажников и маркетологов, враждующих испокон веков? В один клик проблема коммуникации между подразделениями решиться не может: действовать нужно систематически и последовательно.

Игра по правилам

Подразделения смогут работать эффективно только при наличии конкретных «правил игры». Принципы взаимодействия разных отделов придется оформить в регламенты с учетом основных бизнес-процессов. Иначе сотрудники продолжат обвинять друг друга в невыполнении обязательств, и трактовать любую ситуацию в свою пользу. Что нужно сделать, чтобы этого не было?

  1. Проанализировать бизнес-процессы, проходящие на стыке подразделений компании; описать алгоритмы действий для наиболее вероятных ситуаций.
  2. Установить реалистичные сроки выполнения задач, их количественные и качественные показатели.
  3. Определить ответственных лиц на точках входа и выхода; прописать границы обязанностей, полномочий и ответственности для всех сотрудников.

«Приведу в пример стандартную ситуацию: срыв графика строительства компанией-подрядчиком, – делится опытом директор по капитальному строительству и проектированию компании “Евраз” Вадим Бундин. – На первый взгляд в этом виноваты строительные подразделения. А на самом деле причина может быть в несвоевременной поставке материалов службой снабжения или несвоевременной оплате работ финансовой службой. Но и снабженцы и финансы перекладывают ответственность на строительную службу, которая якобы поздно подала заявку на материал или его оплату. Разобраться в этом подчас бывает сложно. Что может помочь? Для проектных работ существует такой инструмент, как матрица ответственности, где детально прописывается – кто, за что и в какой степени отвечает. Правда, часто ее ленятся делать. Кроме того, должны быть регламенты, в которых определено, в какой срок подаются заявки, сколько времени отводится службам на рассмотрение этих заявок, кто ответственный, и многое другое. Все это обязательно должно фиксироваться реальными или электронными подписями».

При разработке «правил игры» следует обращать внимание не только на основные, но и на второстепенные бизнес-процессы. К примеру, в регламентах производственного подразделения обычно не прописывается обязанность предоставлять финансовой службе сведения о сделанной работе. Отговариваясь большой занятостью (что чаще всего правда), производство систематически игнорирует этот запрос. Без рычага давления на коллег финансисты не могут создать полноценный отчет, а это в конечном итоге сказывается на работе компании. Оба подразделения могут бесконечно сваливать ответственность друг на друга, поскольку не имеют четких регламентов выполнения этой – не первостепенной, но нужной – процедуры.

Понятно, что предусмотреть все ситуации коммуникации невозможно, но если отделы начнут слажено действовать хотя бы в самых обычных, штатных процессах, общая эффективность увеличится в разы. Для формирования новых правила можно организовать рабочую группу из руководителей и сотрудников разных отделов, задача которых – не только разработать, но и внедрить систему в своих коллективах.

«Пример, уже ставший классикой, – отношения отделов продаж и маркетинга, – рассказывает директор департамента развития сервиса и аутсорсинга компании “Сервионика” Георгий Мегрелишвили . – По статистике только 3% потребителей сразу готовы к покупке продукта или услуги. Остальные 97% – это те самые лиды, которые компания стремится получить в результате маркетинговых активностей. Они приходят по разным каналам, в каждый из которых компания вложила деньги: контакты с выставки, отзывы с сайта, новые подписчики на корпоративную рассылку. Контакт получен, интерес квалифицирован, и информация передается в отдел продаж. Однако через какое-то время обнаруживается, что контакт не отработан: клиенту не перезвонили, не направили информацию, и кто отвечает за данный запрос – непонятно. Эта ситуация – отличная лакмусовая бумажка для проверки зрелости процессов и распределения зон ответственности в компании. Что чаще всего в такой ситуации говорят маркетологи? “Мы принесли лид, но продажи его не отработали”. Что говорят сейлы? “Мы не увидели в этом лиде коммерческого интереса”. Обе стороны могут привести массу аргументов, но потенциальный клиент, возможно, потерян для компании навсегда. Причина – нет четкого распределения задач, полномочий и ответственности».

>>> По теме: Управление продажами

Обучение и мотивация

Нововведения эффективны только в том случае, если сотрудники умеют и хотят ими пользоваться. Это касается и системы коммуникации. Приведем пример внедрения, провального из-за нежелания коллектива его использовать. В одной крупной организации с подачи руководства отдела продаж маркетинг начал формировать ежедневный бюллетень всех акций и скидок компании для потребителей. Предполагалось, что этот список будет «настольной книгой» для продажников при общении с клиентами. Через несколько месяцев после нововведения был проведен опрос – насколько бюллетень помогает продавцам в работе. Результаты оказались обескураживающими: 80% сейлов ни разу даже не открыли этот документ. Почему? Ведь использование сведений из бюллетеня в их интересах: скидки влияют на продажи, от продаж зависит зарплата. Казалось бы, это прямая мотивация. Несколько неформальных бесед с сейлами помогли понять, в чем дело. Исторически сложилось так, что отдел маркетинга воспринимался ими только как досадная помеха, инициатор бессмысленных препятствий на пути к зарплате. Любое начинание маркетинга преимущественно игнорировалось – такова была корпоративная реальность. И менять в первую очередь нужно было ее.

Таким образом, один из важнейших этапов работы по выстраиванию взаимоотношений между отделами – это обучение и мотивация сотрудников. Без осознания проблемы коллективом даже идеальная система будет буксовать. Необходимо, чтобы люди сами захотели быть эффективнее. Можно проводить совместные занятия, деловые игры, тренинги командной работы, смешивая сотрудников из разных групп. Можно запустить опрос на тему «как наладить взаимодействие отделов». Вы удивитесь, сколько интересных идей выскажут ваши работники, если дать им импульс подумать на эту тему. Бонусы, премии или, наоборот, символические штрафы, – все это тоже используется для мотивации в подобных случаях.

«Наша система образования не дает компетенций менеджмента и командной работы, – комментирует генеральный директор компании ArtNauka Николай Новоселов. – Ни в школах, ни в вузах нет групповых заданий. Поэтому у большинства сотрудников эти компетенции просто отсутствуют. И задача руководителя – их создание и развитие. Помочь здесь могут групповые бонусы, общение с коучем, улучшение настроя коллектива. Нужно работать внутри коллектива, выделяя позитивные тенденции и ликвидируя влияние антилидеров. Проводя тимбилдинги, мы часто видим, к чему приводит игнорирование мотивационного этапа. Например, один из наших клиентов решил сплотить два отдела – инженерный и менеджерский, так как между ними несколько лет идет вражда. В назначенный день командного соревнования ни один из инженеров не явился, мотивируя это наличием более важных дел. Очевидно, если у людей нет потребности работать вместе, они не будут даже пытаться это делать.
На следующем этапе нужен “случайный позитивный опыт”. Например, перевыполнение плана или выпуск нового продукта за счет синергии отделов. Тут имеет смысл интеграция различных командных практик. Успешный опыт должен стать “доказательством” смысла работать вместе. Идеально, если выделяются лидеры, которые самостоятельно готовы брать на себя ответственность за результат и своим примером вдохновлять. На моей практике в ряде компаний помогало создание совместных спортивных объединений: например, смешанная из отделов футбольная команда, которая играла за честь всего бизнеса. Это позволило создать мостики коммуникации между отделами, решить ряд вопросов, вплоть до коррекции бизнес-процессов».

Читать еще:  Как после развода продать дом с соблюдением прав детей?

Корпоративные ИТ-системы могут упорядочить и сделать более прозрачными бизнес-процессы компании. С их помощью организуется единое рабочее поле, в котором видна активность каждого сотрудника. Становится понятно, где у процессов «тонкие места», какие отделы не дорабатывают, какие причины мешают людям выполнять в срок те или иные задачи, и так далее. Трудности видны руководству в режиме реального времени. Возможностей переложить ответственность с больной головы на здоровую становится гораздо меньше. Однако нужно помнить, что внедрение документооборота или CRM-системы – это лишь один из этапов комплексной работы над проблемой.

«О том, сколько предстоит еще сделать в этом направлении, говорит статистика: около 30% внедрений CRM оказываются неуспешными, – дополняет Георгий Мегрелишвили. – Даже самая совершенная система – всего лишь нейтральный инструмент. Чтобы он заработал, необходимо соблюсти четыре условия. Во-первых, должна быть четко сформулирована бизнес-цель. Во-вторых, система должна быть единственным источником информации (никакие ссылки на бумажные документы, личную переписку или устные договоренности не принимаются во внимание). В третьих, важность такого подхода должна быть подчеркнута высшим руководством компании. И, наконец, знать об этом новом подходе должны сотрудники всех уровней и всех отделов».

«Мы используем систему постановки задач, которая реализуется на платформе Битрикс24, – делится опытом руководитель аудиторско-консалтинговой группы АИП Сергей Елин. – В рамках этой системы есть сервис по планированию, постановке, исполнению задач. Эти функции помогают эффективно построить работу в компании. При желании в конце месяца можно делать расчеты о задержках обратной связи в системе, о том, какие задачи выполнены, а какие перенесены (кем из сотрудников и почему). Работа с системой позволяет фиксировать и анализировать основные ошибки взаимодействия наших подразделений, а также причины, по которым они возникают. Зачастую это неорганизованность, несогласованность действий».

Анализ и контроль

Любые инструменты построения эффективного взаимодействия бесполезны, если их использование не контролируется. Начав работу над проблемой, необходимо постоянно анализировать результаты по всем направлениям. Как на практике проходят зарегламентированные бизнес-процессы между отделами? Почему в определенных ситуациях взаимодействие продолжает буксовать? Какой эффект дает мотивация на командную работу? Не запущен ли вхолостую внедренный документооборот?

«Никогда нельзя спускать подобные случаи на тормозах, – заключает Сергей Елин, – всегда нужно разбираться, почему задача не выполнена, а никто из сотрудников не считает себя виноватым. И, конечно, в этом деле важна роль руководителя. Необходимо уделять как можно больше внимания доведению начатой работы до конца, разбираться в причинах, которые помешали это сделать вовремя, ликвидировать их. Без личной заинтересованности руководителя предприятия или отдела ничего не выйдет».

Не забывайте, что люди быстро расслабляются и, если им не мешать, начинают работать по прежней, более простой и комфортной схеме. Систематический анализ и контроль процессов взаимодействия позволит вывести бизнес на новый уровень развития и ликвидировать со временем «синдром перекладывания ответственности» – распространенную проблему многих больших коллективов.

Как переложить свою работу на другого, чтобы она к вам не вернулась

Вам ведь тоже не очень хочется работать, пока за окном бьются температурные рекорды? Ну и не работайте. А как же ваши дела? Пусть ими займутся другие. Сейчас мы научим вас грамотно делегировать полномочия.

Дела, дела, дела. Понятно, чем же еще заниматься на работе? Хотя, если честно, вариантов масса. Но подождите, у вас же дела. Хм, что же делать, как же быть? Все просто, надо взять и все свои дела кому-нибудь передоверить. Только так, чтобы они потом не вернулись к вам бумерангом, крепко огрев вас по голове. Для этого нужно сделать все очень грамотно. Ну и раз вы начинаете действовать с умом, то начните и называть перекладывание работы по-умному — делегированием полномочий. Ну а теперь мы расскажем, как правильно делегировать.

Как понять, что коллеги заподозрили вас в занудстве

Отключите режим «контрол-фрик»

Если вы из тех, кто очень любит бравировать фразой «хочешь сделать что-то хорошо – сделай это сам», то вам будет тяжеловато. Но вы все-таки сделайте над собой усилие и заставьте себя доверять другим. Вы со своими обязанностями худо-бедно справляетесь? Почему же вам кажется, что у других не получится? Вы же хотите обрести немного свободного времени? И если вам уж так неймется все контролировать, установите веб-камеру над столом того, кому придется за вас работать. Будете за ним наблюдать время от времени. И вам спокойно, и работа идет.

Не ищите добровольцев

Это мы так, на всякий случай. Вдруг вы живете в каком-то своем мире, где по розовым лужайкам бегают счастливые единороги и все с радостью друг другу помогают. Возможно, что-то не так с грибами в вашем сэндвиче. Выбросьте его и скорее возвращайтесь в суровую реальность. А тут вместо единорогов мы с печальным рассказом о том, что тех, кто по доброй воле согласится за вас работать, не существует. Придется приказывать, умолять, подкупать… В общем, что-то нужно будет сделать, чтобы эти бездари начали делать вашу работу.

Выберите жертву

Делегировать полномочия можно в трех направлениях: вверх, вниз и вбок.

Проще всего, конечно, вниз, то есть тем, кто занимает более низкие места в карьерной иерархии (стажеры, ассистенты, все, кто подчиняется вам, и просто новички). Но и тут есть подвох. Все эти недоквалифицированные ребята могут неплохо накосячить в доверенном им деле, и вам придется все переделывать. Хотя можно их надрессировать, и после первых 20-30 попыток они начнут все делать нормально. А может, даже хорошо.

Пять действительно элементарных рецептов офисных обедов на все случаи жизни

Следующий уровень сложности — передача своих дел тем, кто находится с вами на одной ступеньке карьерной лестницы. Им свои обязанности доверять не так страшно — они примерно такие же профессионалы, как вы. Но вы попробуйте их уговорить сделать что-то за вас. С наибольшей вероятностью они вас отправят по адресу примерно из трех букв (которые почему-то никак не складываются в название популярного штата на юго-западе Индии). Впрочем, всегда есть шанс надавить на жалость, прибегнуть к угрозам или подкупить их. Когда речь идет о том, чтобы разгрузить свой рабочий день, подойдут все варианты.

Доверить выполнение своих задач боссу – это, бесспорно, высший пилотаж. Но так можно делать только в случае, если ваш уровень убеждения людей – Бог. Ах да, если у вас есть знакомый гипнотизер, тоже можете попробовать. В противном случае ваши попытки отделаться от лишней работы будут выглядеть жалко, а вы обрастете славой непрофессионального лентяя. После пары неудачных попыток могут и уволить. А еще босс может накосячить в ваших делах почти так же безбожно, как стажер. Просто потому, что он давно сам привык делегировать полномочия. Так что этот вариант мы крайне не рекомендуем.

В какую бы сторону вы ни направляли свои дела, важно быть уверенным, что их хоть как-то выполнят, чтобы вам не пришлось в итоге делать все самому. Так что отъявленным врунам, прокрастинаторам и неумехам ничего не поручайте ни при каких обстоятельствах.

Начните вместе

А вот, кстати, отличный трюк. Все дело ведь в подаче. «Поработай-ка за меня» звучит гораздо хуже, чем «как насчет работы в команде?» Сделайте вид, что вам просто нужна помощь и свежий, незамыленный (нам почему-то очень нравится это слово) взгляд, а перекладывать все обязанности на плечи жертвы вы как бы и не собираетесь. Для убедительности начните действительно выполнять работу вместе. Так вы убедите того, кого запрягли, в своих добрых намерениях, а заодно оцените его способности. Вдруг он настолько криворук и мозготуг, что куда проще будет сделать все самому. Как только поймете, что доверенное лицо неплохо справляется, быстренько сваливайте, сославшись на что-нибудь крайне важное/срочное/непредвиденное.

Приготовьтесь обучать

Конечно, никуда не исчезает вероятность того, что единственный человек, которого вам удалось заставить или уговорить за вас поработать, полный профан в том, что вы собираетесь ему доверить. Приготовьтесь, что вам придется его всему обучить. Тут главное — сопоставить трудозатраты и потенциальную выгоду (мы, кстати, считаем, что их всегда нужно сопоставлять). Только не смотрите на это дело чересчур поверхностно: может, вы сейчас потратите много времени, зато потом сможете всю работу доверять специально обученному человеку. Если речь идет о вашем ассистенте, то игра точно стоит свеч. А вот со стажером лучше не мучиться — он через пару недель свалит писать диплом, а вам опять придется кого-то обучать и принуждать. И, конечно, не забывайте про терпение.

Читать еще:  Как получить РВП в Краснодаре гражданину Украины?

Оцените количество рук

На случай, если вы что-то не так поняли или не послушали нас и доели злосчастный сэндвич, рассказываем: рук у того, кому вы доверяете дела, две. Так же, как у вас. Так что, как бы ни был силен соблазн свалить абсолютно всю свою работу на другого, не поддавайтесь. Он не сможет выполнять десять заданий одновременно. В итоге работа останется несделанной, ассистента увезут с диагнозом «сильнейшее эмоциональное переутомление», а вы останетесь отвечать за все это перед боссом. А оно вам надо? Лучше распределите работу между несколькими людьми. Или, да-да, печальный вариант, но вас же уже отпустил сэндвич, так что вэлкам ту зэ риал ворлд: что-то все же придется сделать самому.

Не забывайте про спасибо

Кто-то сделал за вас всю работу и даже почти не накосячил? Обязательно его поблагодарите. Так вероятность того, что он снова согласится за вас поработать, существенно возрастет. А если вы еще разразитесь трогательной тирадой о том, как много это для вас значит, возможно, вы изобретете добровольно-рабовладельческий строй. Не забудьте пустить скупую слезу и крепко обнять этого альтруиста-трудоголика.

Что ж, теперь у вас должно появиться больше свободного времени — скорее придумывайте, чем бы таким интересным его занять. Будете читать больше наших статей? Подождите-ка… То есть мы должны будем писать больше статей? То есть… нам придется работать больше из-за того, что вы будете работать меньше?! Так, стоп! Срочно забудьте все, что прочитали! Сожгите этот текст и никому не показывайте. Лучше идите и погрязните в офисной рутине. На самом деле это даже весело, правда-правда.

Рабочий вопросКак быть, если вас заставляют делать чужую работу?

Эксперты рассказывают, как реагировать на просьбы начальства сделать то, что не входит в ваши обязанности

The Village с помощью экспертов продолжает находить ответы на рабочие вопросы. На этот раз узнали, как лучше поступить, если начальник просит вас сделать не вашу работу, и что про это говорится в Трудовом кодексе.

Как реагировать на предложение?

директор по персоналу департамента розничных продаж ТД «Аскона»

Вероятные действия зависят от того, что и почему вас просят сделать. Если вы не знаете, как реагировать, ответьте на следующие вопросы.

Чья это работа?

Коллеги, который в отпуске или на больничном. Тогда поступаем, исходя из принятой корпоративной культуры: если сегодня за него работаете вы, а завтра в ваш отпуск так же подменят вас — приступайте к выполнению задач. Если вас заменять не будут или в компании принято за совмещение доплачивать — обязательно уточните у шефа, как это будет вознаграждаться.

Это работа самого шефа, новая задача, которую до этого никто не выполнял. В таком случае стоит выяснить, разовое это задание или расширение должностных обязанностей. Разовое задание, особенно развивающее, нужно выполнить. В современных компаниях сначала появляются задачи, потом под них берут специалиста. Поэтому из-за разовой задачи поднимать шум не имеет смысла, даже если эта задача вам не нравится.

Если речь идет о новых обязанностях, то имеет смысл обговорить оплату и дополнительные привилегии. То же нужно сделать, если у новых задач нет определенного срока, то есть вас просят временно их выполнять. Помните, нет ничего более постоянного, чем временное, — оговаривайте оплату.

Это задача нижестоящего сотрудника. Если это ваш подчиненный, не успевающий или не справляющийся с задачей — делать нужно. Вы отвечаете за результат команды. Однако если речь идет о совершенно чужих, неинтересных обязанностях, то надо выяснить, почему вас просят это сделать. Если это часть корпоративной культуры, то выбор простой: вы либо принимаете это и выполняете работу, потому что так принято, либо покидаете компанию.

Зачем ее нужно выполнять?

Этот вопрос часто помогает при возникновении таких ситуаций. Проясните для себя цель, которую преследует руководитель. Нередко он преследует неочевидные цели, давая задание, например, хочет, чтобы сотрудник получил опыт проектной работы. Или у него есть потребность, чтобы вы сработались с определенными людьми. Иногда управленцы так готовят себе замов.

Почему вы?

Итак, мы выяснили, что эти обязанности не ваши, не интересны, не развивают и за них доплаты не будет. Сразу возмущаться не стоит: выясните, почему для выполнения этой работы выбрали вас.

Бывает, что задача неприятная, не имеет к вам отношения, и вы не хотите ее выполнять. Но вероятные последствия могут быть катастрофическими. В таком случае выполнить задачу надо. Как и поговорить с шефом после завершения работы о том, что вам не хотелось бы повторения подобных ситуаций.

Обсудите с начальником тот факт, что вы перегружены. Торгуйтесь. Просите расставить приоритеты в вашей работе.

директор по персоналу логистической компании V.I.G.Trans

Допустим, сотрудник работает в компании давно, отлично выполняет свои обязанности, все процессы налажены, результаты и статистики растут, все отлично. Он знает, в какой момент реагировать, с кем общаться, кому отправить необходимую информацию. Это тот самый винтик в общей системе, который не дает сбоев. И вот этот идеальный сотрудник получил очередной план, где указан ряд задач, которые ранее делал его коллега или сам руководитель. Вся система рушится, и идеальной картинки в работе больше нет.

В этот самый момент сотруднику необходимо понять, в связи с чем его обязанности увеличиваются, и реагировать по ситуации. На самом деле вариантов может быть несколько:

1) Его хотят повысить и проверяют, насколько он готов к работе в нестандартной ситуации.

2) Ему хотят увеличить функционал, потому что со своим он справляется безупречно, и видят в нем ответственного и исполнительного работника.

3) Сотрудник не справляется со своей работой, и его проверяют на профессиональную пригодность в другой области.

Как должен реагировать сотрудник: сразу же после получения новой задачи вступить в диалог с руководителем и выяснить, с чем связаны новые обязанности. Лучше узнать все сразу, а не молчать и тихо злиться на весь мир.

Законно ли это?

С точки зрения трудового законодательства в нормальных трудовых условиях работник должен выполнять только те функции, которые прописаны в его трудовом договоре и должностной инструкции. Требования работодателя о выполнении чужой работы незаконны. Трудовой кодекс четко регламентирует, что требование заниматься дополнительной работой, не прописанной в трудовом договоре или должностной инструкции, это злоупотребление правами работодателя.

Ваша должность указана в трудовом договоре — это обязательное требование. А весь функционал должен быть прописан в должностной инструкции, с которой работника должны ознакомить при приеме на работу. Советую обязательно снять копию инструкции, чтобы в случае спора она у вас была на руках.

К сожалению, у многих работодателей сейчас нет должностных инструкций. В этом случае сотрудник может сам подготовить проект инструкции и предложить ее начальнику.

Нужно знать, что если работник не хочет работать «за себя и того парня» и нет оснований для обязательных переработок (устранение ЧС, например), то он и не должен, даже если ему угрожают увольнением. Такое основание для расторжения трудового договора будет незаконным.

Напишите письмо своему работодателю с отказом от исполнения дополнительной работы и отправьте его заказным письмом с уведомлением. Это может помочь в случае судебного разбирательства с работодателем.

Но в случае, если вы все же готовы выполнять чужую работу, вы имеете полное право потребовать за нее доплату, оформив это либо дополнительным соглашением к трудовому договору, либо оформлением внутреннего совмещения должностей.

юрист фирмы «Ильяшев и партнеры»

Трудовой кодекс полностью запрещает работодателю заставлять работника делать то, что не прописано в его трудовом договоре. Здесь есть только два исключения. В случае катастрофы (пожара, землетрясения и так далее) работника можно без его согласия перевести на работы по устранению последствий сроком до одного месяца. Также в чрезвычайных обстоятельствах можно перебросить сотрудника на другой фронт в случае простоя. Во всех остальных ситуациях для выполнения чужой работы требуется согласие работника и/или заключение дополнительного соглашения к трудовому договору, заключенному с ним.

В идеале все условия работы — обязанности, оплата, сроки — должны быть прописаны в трудовом договоре. Или же он должен содержать отсылку к какому-то документу, где все это описывается. Договор без таких подробностей вообще не считается заключенным. Но на практике работодатель далеко не всегда выполняет эти требования. Например, он может вместо трудового договора заключить с работником договор возмездного оказания услуг. Он зачастую очень похож на трудовой, но как раз все эти защищающие работника подробности в нем отсутствуют. Если сотрудника, оказывающего возмездные услуги, заставят в итоге делать совсем не то, о чем он на словах договаривался с работодателем, оспорить это будет практически невозможно при наличии подписанного договора, в котором оговорен «резиновый» объем и перечень работ. Именно поэтому нужно очень внимательно читать документы, которые подписываешь при приеме на работу.

Если работодатель заставляет сотрудника делать то, что не входит в его обязанности, разрешить эту ситуацию без конфликта очень сложно. Тут надо либо договариваться и просить дополнительную оплату, либо, к несчастью, увольняться. Новый работодатель должен с пониманием отнестись к такой причине смены работы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector