Использование корпоративного автомобиля
Dolgovnet34.ru

Юридический портал

Использование корпоративного автомобиля

Использование в работе корпоративного автомобиля: нужен ли медосмотр, как для водителя?

На протяжении 2013 и 2014 годов трудовая инспекция проверяла компании, которые использовали в своей работе служебные автомобили. Претензии контролеров коснулись двух моментов. Во-первых, когда работники, использующие служебные автомобили, не проходят медосмотры (предварительные, периодические, предрейсовые и послерейсовые), а также психиатрические освидетельствования. Во-вторых, когда эти работники не оформлены как водители в порядке совмещения профессий и им не производится доплата.

По мнению ГИТ, если работнику для выполнения трудовых обязанностей предоставлен корпоративный автомобиль, он является штатным водителем компании. Работодатели, не желая проводить медосмотры и доплачивать подчиненным, маскируют предоставление автомобилей социальными благами (бонусами). Если ГИТ при проверке выявит подобную схему, она обяжет работодателя заключить с такими работниками соглашения к трудовым договорам о выполнении дополнительных функций водителей и организовать прохождение предусмотренных законом медосмотров. Также всех работников, не прошедших медосмотры, отстранят от управления транспортными средствами компании. А если не истекли сроки давности, то компанию и ее директора оштрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ за каждого водителя.

Подобные требования инспекторов были восприняты многими компаниями, мягко говоря, как необоснованные. Так как не все суды согласились с мнением контролеров, большинство предписаний и штрафов работодателям удалось оспорить. «ТС» опросил инспекторов и юристов, которые принимали участие в этих спорах, и выяснил, как работодателю доказать свою позицию в спорах с инспекцией.

Помимо Трудового кодекса РФ (ч. 2 ст. 212) обязанность по проведению медосмотров возлагается на работодателей ст. 20 и ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196- ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон № 196- ФЗ), а также ч. 2 ст. 46 Федерального закона от 21.11.2011 № 323- ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации». Отметим, что это требование касается всех штатных водителей. Причем неважно, перевозят они пассажиров или грузы по договорам с контрагентами или для внутренних целей компании. В частности, Московский областной суд разъяснил, что назначение перевозок не имеет значения, главное — наличие факта эксплуатации транспортных средств (решение от 26.06.2014 по делу № 21–596/2014). Поэтому, даже если никаких договоров на поставку товаров с контрагентами не заключалось, а водитель, например, только развозит документы по офисам, он также должен проходить все предусмотренные законом медосмотры.

По мнению трудовой инспекции, медосмотры должны проходить не только штатные водители, но и все сотрудники, использующие в работе служебные автомобили. При этом не имеет правового значения то, что автомобили предоставлены им в качестве бонуса или как вспомогательное средство. Важен сам факт управления транспортным средством компании.

Как разъяснил редакции «ТС» главный государственный инспектор труда ГИТ в г. Москве Азиз Хацаев, любой работник, использующий в работе служебный автомобиль, выполняет функцию водителя (постановление Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения»). А раз он квалифицирован как водитель, то согласно ст. 20 Закона № 196-ФЗ работодатель обязан обеспечить прохождением им медосмотров (предрейсового и послерейсового). Задача таких медосмотров — определение противопоказания к управлению автомобилем по состоянию здоровья, а также предупреждение дорожно-транспортных происшествий (ст. 1 Закона № 196-ФЗ). Именно поэтому проводить медосмотры необходимо всем, раз законодатель прямо не указал, что такая обязанность возлагается только на транспортные предприятия.

Геннадий Шиндалев, главный государственный инспектор труда ГИТ в г. Москве дополняет, что работники, использующие служебные автомобили, заняты на работах, связанных с движением транспорта (источником повышенной опасности). Статьей 22 Трудового кодекса РФ предусмотрена обязанность работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда на каждом рабочем месте. Значит, такие работники должны проходить психиатрические освидетельствования не реже одного раза в 5 лет (ч. 6 ст. 213 ТК РФ).

Конечно, предписание инспектора можно попытаться обжаловать. Суды обычно встают на сторону работодателей. В частности, Нагатинский районный суд г. Москвы в решении от 12.09.2014 по делу № 2–7982/2014 посчитал позицию инспекции необоснованной. Он разъяснил, что работники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, обязаны проходить медосмотры (ст. 213 ТК РФ). Правительство РФ в соответствии с ч. 2 ст. 329 ТК РФ постановлением от 19.01.2008 № 16 (далее — Постановление № 16) утвердило перечень работ, профессий, должностей, непосредственно связанных с управлением транспортными средствами. Работники, которым автомобили были предоставлены в качестве бонусов, занимали должности торговых и медицинских представителей. Они использовали транспорт компании не для перевозки грузов или пассажиров, а для передвижения, причем, как в рабочих, так и личных целях. Так как такие должности и работы не поименованы в указанном перечне, то отсутствуют основания считать, что работники являются штатными водителями и выполняют трудовую функцию по управлению транспортными средствами компании. Значит, и проходить медосмотры им не нужно.

Также суд разъяснил, что автомобили были выделены работникам как вспомогательное средство для выполнения трудовых обязанностей. При этом работники могли использовать их и в личных целях. Например, для поездок с работы или на работу.

Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» представляла интересы ряда компаний по подобным спорам с ГИТ. Она рассказала «ТС», на чем строилась ее позиция в суде. Во-первых, что работники не выполняли работу, связанную с источниками повышенной опасности, так как использование служебных автомобилей в данном случае является формой улучшения их социально-бытовых условий и условий труда. Во-вторых, что проверенные компании не осуществляли деятельность по перевозке пассажиров и грузов. Также она обратила внимание судов, что передвижение работников на автомобилях осуществлялось эпизодически, и поэтому рейсами не являлось. Суд поддержал эти доводы и отменил предписания инспекции.

Стоит обратить внимание инспектора на приведенную позицию суда и Анны Ивановой. Но даже если он ее не примет, у компании будут хорошие шансы оспорить предписание.

В ситуации, когда работник использует служебный транспорт в работе, но не перевозит на нем пассажиров или грузы, у работодателя, помимо ГИТ, проблемы могут возникнуть и с ГИБДД.

Ведомство, как и трудовая инспекция, считает, что работники, использующие в работе служебные автомобили, обязаны проходить медосмотры. Если инспектор установит, что работник, например, не прошел предрейсовый медосмотр, он составит в отношении него протокол по ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ. Данная норма предусматривает ответственность за нарушение требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей транспортных средств. В итоге работник будет оштрафован на 3 тыс. руб. Отметим, оштрафовать могут и саму компанию-работодателя, а также ее должностных лиц.

Судебная практика: Начальник отдела ГИБДД оштрафовал работницу по ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ за то, что она не прошла предрейсовый медосмотр перед тем, как сесть за руль служебного автомобиля. В суде работница утверждала, что не перевозила пассажиров или грузы, а использовала автомобиль для передвижения в рабочих целях. Суд разъяснил, что деятельность компании-работодателя связана, в том числе, с эксплуатацией транспортных средств. Значит, работники, использующие служебные автомобили, осуществляют транспортные перевозки. При этом цель таких перевозок правового значения не имеет. В то же время все юридические лица, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны проводить предрейсовые медосмотры водителей (ст. 20 и ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Суд заключил, что работница должна была пройти предрейсовый медосмотр (решение Пермского краевого суда от 21.08.2014 по делу № 7–951/2014-21-581-2014).

То есть претензии инспекторов в первую очередь коснутся компаний, деятельность которых по ОКВЭД связана с эксплуатацией транспортных средств. Причем даже в той ситуации, когда работники ничего не перевозят. Скорее всего, на практике инспекторы ГИБДД будут предъявлять претензии и к работникам тех компаний, которые не занимаются эксплуатацией транспорта.

Представляется, что требование сотрудников ГИБДД о прохождении медосмотров всеми работниками компании, использующими служебные автомобили, незаконно. При обжаловании постановлений ГИБДД можно использовать те же доводы, что и в ситуации с предписаниями трудовой инспекции.

Трудовая инспекция считает, что любой работник, которому автомобиль предоставлен в качестве бонуса, фактически выполняет дополнительные обязанности по управлению транспортным средством. При этом инспекция не обращает внимание на то, что такой работник может являться не штатным водителем, а, например, торговым представителем или менеджером. Очевидно, что он использует служебный автомобиль не для перевозки пассажиров или грузов, а только как средство передвижения. То есть никакой дополнительной работы не выполняет.

По мнению Анны Ивановой, такая схема взаимоотношений с подчиненными не противоречит закону. Стороны вправе предусмотреть в трудовом договоре положения об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи (ч. 4 ст. 57 ТК РФ). В такой ситуации управление автомобилем осуществляется работником по его усмотрению и не является обязательным требованием для выполнения трудовой функции.

Но у контролеров иное мнение. Они считают, что за управление автомобилем работодатель обязан доплачивать подчиненным. Причем даже в той ситуации, когда транспортное средство предоставлено в качестве бонуса. И никакие доводы на контролеров обычно не действуют. Примером того может служить ряд проверок, инициированных территориальными ГИТ на основании приказа Роструда от 07.08.2013 № 175, который в свою очередь был издан во исполнение поручения заместителя председателя Правительства РФ Ольги Голодец от 25.07.2013 № ОГ-П12-5345. Отметим, что поручение и приказ касались проверок компаний сферы строительства и автомобильного транспорта. Но проверены были, в том числе, и многие компании, не относящиеся к данным отраслям, но имеющие на балансе транспортные средства.

По результатам проверок ГИТ обязала компании заключить со всеми работниками, использующими автомобили, дополнительные соглашения к трудовым договорам о совмещении профессий водителей. Также ГИТ предписала доплатить работникам за все время фактического управления автомобилями.

Анна Иванова считает, что инспекторы вышли за пределы своих полномочий, потребовав заключения дополнительных соглашений о совмещении профессий (должностей): «заключение таких соглашений невозможно без согласия работников, которые его не давали. Поэтому многие работодатели отказались от принуждения работников к этому и были поддержаны судами. Если же работник считает, что его права ущемляются, он вправе обратиться в суд. Такой подход вытекает из принципа свободы труда».

Некоторые компании в судебном порядке оспорили предписания инспекции. Они аргументировали свои требования тем, что служебные автомобили были выделены работникам в качестве бонусов. То есть предоставление автомобилей являлось дополнительной льготой, включенной в социальный пакет. При этом автомобили работники могли использовать не только в рабочих, но и в личных целях. Например, для передвижения по городу при выполнении трудовых обязанностей или поездок с семьей за город. Очевидно, что работник вправе использовать в данных целях и собственный автомобиль. При этом штатным водителем компании он не станет.

Работник должен возместить весь ущерб от ДТП, если в аварию на служебном автомобиле он попадет не при исполнении трудовых обязанностей. Такой вывод следует из п. 8 ч. 1 ст. 243 ТК РФ. Если же ДТП произойдет при выполнении трудовых обязанностей, то максимум чего сможет добиться компания, — взыскать с подчиненного средний заработок.

Данный аргумент во многом оказался удачным. Так, в одном деле суд согласился, что одного управления автомобилем для признания работника штатным водителем недостаточно. Для этого в трудовую функцию работника должно входить управление транспортным средством с целью перевозки пассажиров или грузов. В обратном случае можно говорить лишь о том, что работник использует автомобиль в качестве инструмента для выполнения основной трудовой функции.

Цитируем документ: «Если автомобиль не служит рабочим местом работника, т. е. местом, где работник обязан выполнять трудовую функцию водителя автомобиля (перевозить грузы, пассажиров ), если управление автомобилем осуществляется по личному усмотрению работника, в том числе в целях приезда на работу или в место, куда ему следует прибыть для выполнения работы , то отсутствуют основания утверждать, что работник осуществляет трудовую функцию водителя автомобиля (решение Нагатинского районного суда г. Москвы от 03.04.2014 по делу № 2–727/2014).

Инспекция обжаловала данное решение суда, но Московский городской суд оставил его в силе (апелляционное определение от 18.07.2014 № 33–24668/2014).

Таким образом, при возникновении подобных споров с инспекцией в суде можно использовать следующие доводы:

  • предоставление автомобиля является социальной гарантией;
  • в трудовую функцию работника не входит перевозка грузов или пассажиров;
  • автомобиль не является рабочим местом сотрудника;
  • работник вправе использовать автомобиль как в рабочих, так и личных целях.

Конечно, разные суды могут высказывать разные точки зрения по одним и тем же вопросам. Но шанс оспорить подобное предписание инспекции высок.

Также инспекторы ГИТ полагают, что работники, которым предоставлены служебные автомобили для выполнения трудовых обязанностей, выполняют дополнительные обязанности водителей, поэтому должны проходить медосмотры, и им нужно платить за совмещение. Доказать обратное будет несколько сложнее, чем в ситуации с предоставлением автомобилей в качестве бонуса. Ведь в этом случае работники не могут использовать автомобили в личных целях, а, значит, это их сближает со штатными водителями.

Чтобы избежать претензий проверяющих, можно закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему условие о том, что для выполнения трудовых обязанностей работнику предоставляется корпоративный автомобиль, который служит лишь вспомогательным средством выполнения подчиненным своей работы. При этом в трудовую функцию работника не должны входить перевозка пассажиров или грузов. Подписывая трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, работник соглашается на все предусмотренные в них условия. То есть получается, что в его обязанности уже входит управление автомобилем. В то же время работник не выполняет какие-либо работы и не занимает должности, поименованные в Постановлении № 16. Значит, и никаких доплат ему не полагается, и он не должен проходить медосмотры.

Читать еще:  В течение какого времени мне обязаны предоставить жилье?

Если условие о предоставлении автомобилей не прописывать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, то придется доказывать, что работник использует служебный транспорт только как вспомогательное средство для выполнения трудовых обязанностей. Важно доказать суду, что работник не перевозит грузы или пассажиров, а автомобиль не является его рабочим местом. В целом доводы аналогичны ситуации с предоставлением автомобилей в качестве бонуса.

Александр Попов,
шеф-редактор журнала «Трудовые споры»

Разработка правил пользования служебным автомобилем

“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, 2011, N 11

Во многих компаниях работники получают в пользование служебный автомобиль, правила пользования которым регулируются порядком получения автомобиля работниками. Здесь же должны быть прописаны условия его эксплуатации, возмещение расходов на техническое обслуживание, представление отчетности.

Сейчас достаточно распространенным явлением в организациях в рамках соцпакета является предоставление служебного автомобиля сотруднику. Как правило, компании предоставляют корпоративный автомобиль работникам, занимающим определенные должности (директору по производству, финансовому директору и т.д.), либо сотрудникам, работа которых требует частых поездок к клиентам или партнерам (менеджеру по закупкам, менеджеру по продажам и т.д.).

Предоставляемый автомобиль может быть приобретен компанией в свою собственность либо использоваться на условиях аренды или лизинга. Работники при этом получают доверенность от компании на управление автомобилем.

Для урегулирования вопросов, связанных с использованием автомобиля, рекомендуется разработать положение об использовании служебных автомобилей работниками компании. Данный документ может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и издаваться в качестве приложения к Правилам внутреннего трудового распорядка наряду с правилами пользования локальной сетью и Интернетом, мобильной связью.

Этапы разработки

  1. Для начала необходимо определить, какие категории работников будут иметь право пользоваться служебным автомобилем. Это могут быть сотрудники, которые много времени проводят в поездках к клиентам, или топ-менеджеры, которым служебный автомобиль предоставляется в соответствии с их грейдом.
  2. Определяемся с материальными затратами на автомобиль и марками автомобилей для каждой категории работников.
  3. Далее принимаем решение о порядке приобретения автомобилей для компании (аренда, лизинг и т.д.) и порядке получения автомобиля в пользование работником.
  4. Утверждаем перечень расходов на содержание автомобиля, которые оплачиваются компанией (например, лимиты по топливу, оплата техобслуживания, расходные материалы и пр.).
  5. Формулируем политику компании в отношении расходов, которые не подлежат компенсации (например, штрафы за нарушение ПДД).
  6. Формулируем политику компании в отношении ДТП.
  7. Определяемся с ежемесячной отчетностью по автомобилю (путевые листы, авансовые отчеты и т.д.).

Структура правил

Правила пользования служебным автомобилем утверждаются руководителем компании. Работник знакомится с Правилами под личную подпись.

Правила использования служебных автотранспортных средств работниками ООО “ЗВЕЗДА”

  1. Общие положения.

1.1. Настоящие Правила разработаны с целью обеспечения надлежащего использования автотранспортных средств, которые являются собственностью ООО “ЗВЕЗДА” (далее – компании) и предоставляются работникам компании в пользование с целью содействия наиболее эффективному выполнению работниками должностных обязанностей.

1.2. Далее в Правилах термин “пользователь” употребляется для обозначения работника, которому компания предоставила автотранспортное средство для выполнения служебных обязанностей.

1.3. Правила обязательны к соблюдению всеми пользователями.

  1. Собственность и регистрация.

Автотранспортные средства компании являются собственностью компании и зарегистрированы на имя компании.

Транспортные средства компании застрахованы в соответствии с действующим Законом об ОСАГО. Компания обеспечивает страхование зарегистрированных на ее имя автотранспортных средств по программе каско.

  1. Условия предоставления автотранспортных средств компании.

4.1. Автотранспортные средства предоставляются работникам, работа которых носит разъездной характер, а также в случае служебных поездок работников.

4.2. Право пользования автотранспортным средством, принадлежащим компании, предоставляется на основании доверенности.

4.3. Для исполнения служебных обязанностей работнику предоставляется автотранспортное средство в соответствии с занимаемой должностью.

4.4. На основании решения генерального директора одним автотранспортным средством могут пользоваться несколько работников. Очередность использования автотранспортного средства несколькими пользователями и порядок передачи ключей и регистрационных документов на автотранспортное средство определяются отделом персонала.

4.5. В случае производственной необходимости работник, за которым закреплено автотранспортное средство, обязан предоставлять его в пользование другим работникам компании.

  1. Обслуживание и эксплуатация автотранспортных средств.

5.1. Содержание автотранспортных средств.

5.1.1. Компания несет все необходимые экономически обоснованные расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля.

5.1.2. Автотранспортные средства ООО “ЗВЕЗДА” требуют бережного отношения и тщательного ухода, так как техническое состояние и внешний вид автотранспортных средств формируют представление об имидже компании.

5.1.3. Пользователи должны следить за тем, чтобы доверенное им служебное автотранспортное средство находилось в чистом состоянии как снаружи, так и изнутри.

5.1.4. Ответственность за состояние салона и багажного отсека служебного автотранспортного средства целиком лежит на пользователе, эксплуатирующем его.

5.2.1. Для получения автомобиля необходимо представить водительское удостоверение.

5.2.2. Компания предоставляет пользователю следующие документы:

  • талон о прохождении технического осмотра в ГИБДД;
  • свидетельство о регистрации автотранспортного средства;
  • доверенность на право управления автотранспортным средством;
  • страховой полис ОСАГО.

5.3. Техническая эксплуатация, обслуживание и ремонт.

5.3.1. Пользователь обязан соблюдать требования инструкции по эксплуатации автотранспортного средства и рекомендации по техническому обслуживанию завода-изготовителя.

5.3.2. Периодичность технического обслуживания (ТО) устанавливается на основании рекомендаций завода-изготовителя и сервисных книжек для каждого автомобиля индивидуально. Техническое обслуживание проводится в специализированных сервисных центрах, перечень которых определяется руководством компании.

5.3.3. Пользователи должны предоставлять автомашины для проведения ТО в сроки, указанные в сервисной книжке.

5.3.4. Для проведения работ по техническому обслуживанию необходимо придерживаться следующего порядка.

5.3.4.1. Офис-менеджер согласовывает со специализированным сервисным центром время проведения работ по техническому обслуживанию, а пользователь обеспечивает транспортировку автотранспортного средства в специализированный сервисный центр к согласованному сроку.

5.3.4.2. Порядок проведения работ по ремонту автотранспортных средств аналогичен порядку работ по техническому обслуживанию автотранспортных средств.

5.3.5. Пользователь транспорта обязан представить в бухгалтерию компании финансовые документы о проведении технического обслуживания или ремонта (счет, заказ-наряд, счет-фактуру, акт выполненных работ). Пользователь несет ответственность за своевременное представление финансовых документов о проведенных работах.

6.1. В случае возникновения дорожно-транспортного происшествия (ДТП) пользователь обязан действовать в соответствии с порядком, установленным законодательством Российской Федерации, в том числе Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, а также Правилами дорожного движения (ПДД).

6.2. Обо всех случаях повреждения автотранспортного средства в результате ДТП или противоправных действий третьих лиц пользователь должен незамедлительно сообщить непосредственному руководителю.

  1. Обеспечение безопасности и ответственность пользователя.

7.1. Если угон автотранспортного средства состоялся, необходимо незамедлительно сообщить о случившемся в ближайшее отделение полиции и непосредственному руководителю.

7.2. Компания не компенсирует стоимость ценных вещей и денежных средств, утраченных по вине пользователя.

7.3. Категорически запрещается управление транспортным средством в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

  1. Порядок осуществления расходов на автотранспортные средства.

8.1. Компенсируемые расходы пользователей.

8.1.1. Для расчетов за бензин используются топливные карты, действительные к оплате на АЗС. Топливная карта выдается только пользователям автотранспортных средств компании. Запрещается заправка автомобилей в выходные и праздничные дни. Лимит топлива устанавливается приказом по организации.

8.1.2. Компания компенсирует расходы, связанные с парковкой на специальных местах у аэропортов и вокзалов, если работник находился в командировке (в соответствии с положением о служебных командировках).

8.1.3. Мойка автотранспортных средств за счет компании может производиться не более двух раз в месяц (компенсации подлежат не более 400 руб. за каждую мойку автомобиля).

8.2. Некомпенсируемые расходы.

8.2.1. Компания не компенсирует расходы пользователей, связанные с нарушением Правил дорожного движения (штрафы).

8.2.2. Компания не компенсирует расходы, не подтвержденные документами соответствующей формы.

8.2.3. Компания не оплачивает расходы, связанные с использованием автотранспортного средства в личных целях.

9.1. Отчеты по расходованию топлива: путевые листы, представляются пользователем в бухгалтерию не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным.

9.2. Авансовые отчеты представляются пользователем в бухгалтерию не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным.

  1. Порядок замены автотранспортных средств компании.

10.1. Замена автотранспортных средств компании осуществляется с периодичностью не чаще 1 (одного) раза в три года.

Как оформить служебный автомобиль для личных целей

В Российской Федерации есть довольно распространенная практика, когда работодатель предоставляет возможность использования служебного автомобиля в личных целях своему подчиненному. Однако законодательное регулирование этого процесса – сложная задача в тех частях, которые касаются документального оформления такого рода правовых отношений. А нарушения установленного законом порядка, езда на служебном автомобиле в нерабочее время или на выходных, дает основание привлечь нарушителя к серьезной ответственности.

Навигация по статье

Законодательное регулирование использования служебного автомобиля в личных целях

На государственном уровне порядок использования служебных ресурсов в личных целях и нюансы процедуры практически никак не описаны. При длительном сроке работы многие работодатели охотно соглашаются предоставлять машину в личное пользование хорошо зарекомендовавшим себя сотрудникам.

В связи со строгим наказанием за такого рода нарушение, возникает закономерный вопрос о юридическом процессе оформления временной передачи служебного автомобиля.

К сожалению, в законодательстве не прописаны точные рекомендации. Однако существует несколько легальных механизмов, прозрачных с юридической точки зрения, которые позволяют реализовать процедуру предоставления автомобиля. Работодатели используют такие способы оформления взаимоотношений с подчиненными:

  1. устный договор;
  2. приказ о праве на временное использование автомобиля сотрудниками;
  3. оформление взаимоотношений по договору аренды;
  4. предоставление машины подчиненному под доверенность.

Устный договор. При эксплуатации служебного автомобиля для определения расходов, которые несет организация по налогам, есть необходимость в постоянной подготовке путевых листов, а также мониторинге показателей одометра, фиксирующих реальные пробег авто в рабочее время. В то же время работнику свободно позволяется использовать транспортного средства после работы и на выходных, если он будет самостоятельно заправлять машину, не тратя бензин организации, и никак не увеличивать затраты компании.

Таким образом, беря автомобиль во временное пользование, подчиненный обязуется возвращать его в том же состоянии, в каком он его взял. В некоторых случаях для облегчения документооборота и подсчетов одометр перематывают, но с правовой точки зрения это вызывает множество вопросов. Такие действия, как и, собственно, устная форма договора могут стать основанием для привлечения работодателя и сотрудника к ответственности по огромному перечню причин, особенно, если автомобиль попадет в ДТП.

Принятие приказа о праве на временное использование автомобиля сотрудниками. При таком способе официального оформления механизма передачи машины обязательно должна быть внутренняя нормативная база компании, которая будет состоять из конкретных актов, правил внутреннего распорядка, которые будут описывать и регламентировать затронутые в приказах аспекты.

Причем также важно, чтобы работодатель со своей стороны учитывал важные нюансы, касающиеся личной эксплуатации автомобиля работников. Если этого не будет, то повышается риск привлечения к административной ответственности сотрудника, работодателя или обоих.

Оформление взаимоотношений по договору аренды. С юридической точки зрения этот способ самый простой и надежный. Также он подразумевает внедрение отдельных схем эксплуатации машины, что в свою очередь снижает расходы на бюрократические издержки.

Но и в этом механизме есть много нюансов, которые надо рассматривать с профессиональным юристом. А при составлении договора аренды необходимо прибегать к помощи бухгалтера, который поможет учесть доходы предприятия и его расходы, чтобы аренда не сказалась негативно на налогообложении.

Предоставление машины подчиненному под доверенность. Этот вариант также прост с правовой точки зрения, потому что предоставляет законную возможность сотруднику использовать автомобиль компании для личных целей.

Здесь самый важный нюанс заключается в репутации подчиненного. Работодатель должен быть уверен, что с машиной ничего не случится, ведь в случае с ДТП, порчей служебного имущества или перерасхода материалов, привлечь сотрудника к ответственности будет очень сложно.

В случае с использованием автомобиля в личных целях путем договора безвозмездного пользования или аренды тс без экипажа право работника на управление автомобилем может быть закреплено в трудовом договоре при официальном трудоустройстве.

Есть ли разница, для каких целей используется?

В современных условиях ведения бизнеса, работодатели используют различные системы и способы мотивации своих сотрудников. Одним из них является предоставление корпоративного автомобиля для облегчения выполнения должностных обязанностей.

Для дополнительного поощрения хорошей службы некоторые работодатели регламентируют возможность использования машины не только для служебных задач, но и для личных целей.

Таким образом, сотрудникам предоставляют законное право осуществлять на машине не только рабочие поездки, но и частные в нерабочее время и на выходных. При правильном юридическом оформлении документов, нет никакой разницы, для каких целей используется автомобиль, если частная эксплуатация регулируется актами приема-передачи.

Как сделать личное использование служебной машины правомерным?

В случае с правовым оформлением возможности личного использования, работодатель стоит перед вопросом о том, как правильно и эффективно оформить ее документально, чтобы это не отразилось негативно на налоговом и бухгалтерском учете.

Читать еще:  Как записаться к врачу через госуслуги рт казань

Самыми популярными нюансами, которые должны учитываться юридическим лицом, следующие:

  • порядок компенсирования топливных расходов и их оплаты сотрудником;
  • мониторинг пробега машины;
  • аспекты возможностей для использования машины в свободное от работы время;
  • порядок предоставление отчетов о результатах эксплуатации автомобиля.

Данные вопросы регулируются индивидуальными для каждой компании правилами и принципами использования корпоративных авто. Удобнее всего оформить данный процесс договором безвозмездного пользования или аренды транспортного средства без экипажа.

Договор безвозмездного пользования

Если эксплуатация корпоративного автомобиля в личных целях происходит без материальной выгоды для юридического лица, такие правоотношения квалифицируются как безвозмездные. Они регулируются гражданско-правовыми договорами безвозмездного характера.

Согласно Гражданскому кодексу РФ договор может быть признан безвозмездным, если одна сторона обязуется передать что-либо другой без необходимости получения оплаты либо любой другой встречной компенсации. В таком случае сторонами договора считают участники безвозмездной сделки.

При оформлении такого типа договора, служебный автомобиль предоставляется во временную эксплуатацию, а плата за эту услугу не взимается. Все личные поездки сотрудника не заносятся в путевой лист.

Однако каждый раз, когда служебный автомобиль будет временно переходить в личное использование, следует:

  1. подписывать акт приема-передачи транспортного средства;
  2. фиксировать фактические показатели спидометра;
  3. заносить в документы информацию о техническом состоянии автомобиля и количестве топлива в нем;
  4. закреплять обязанность следить за выполнением вышеприведенных пунктов за отдельным лицом.
  5. Основанием для подготовки акта приема-передачи будет договор безвозмездного пользования автомобилем.

Договор аренды транспортного средства без экипажа

По ст.642 ГК РФ для оформления таких правоотношений также может быть заключен договор аренды транспортного средства без экипажа за плату, которая распространяется на непосредственное пользование и не подразумевает оказание дополнительных услуг по его управлению и техническому сервису.

Договор аренды должен быть обязательно заключен в письменной форме вне зависимости от срока его действия. В документе прописываются все права и обязанности участников договора, где, например, сотрудник обязуется поддерживать надлежащее состояние машины, включая текущий и капитальный ремонт.

К чему приведет езда на автомобиле в личных целях без оформления?

В законодательстве четко указано, что на транспорт, чье движение регулируется отдельным субъектом хозяйствования, в обязательном порядке должен быть оформлен путевой лист. Также у водителя, осуществляющего движения, должны быть все необходимые документы: права, удостоверение личности и медицинская книга.

В то же время сам факт того, что сотрудники могут использовать авто в нерабочее время, законодательно совсем не рассматривается.

Однако ответственность за передвижение без того же путевого листа – серьезная, и включает в себя штрафные санкции до 100 000 рублей на организацию и до 500 рублей – на водителя автомобиля.

Путевой лист не обязательно оформлять на один день. Многие юридические лица с целью избежания бумажной волокиты оформляют его на более длительные сроки, например, на неделю или даже на месяц. Законом это разрешено, поэтому привлекать к административной ответственности ни сотрудника, ни работодателя никто не будет.

Эксплуатацию автомобиля работником внерабочее время оптимально закрепить договором безвозмездного пользования или аренды ТС без экипажа. В таком случае передача автомобиля оформляется актом приема-передачи, в котором фиксируются технические, топливные и показатели пробега, а также его общее состояние. Раздельный учет использования автомобиля в служебных и личных целях закрепляется рядом документов, которые утверждаются приказом работодателя.

Смотрите на видео, как оформить и пользоваться служебной машиной в личных целях:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Использование в работе корпоративного автомобиля: нужен ли медосмотр, как для водителя?

На протяжении 2013 и 2014 годов трудовая инспекция проверяла компании, которые использовали в своей работе служебные автомобили. Претензии контролеров коснулись двух моментов. Во-первых, когда работники, использующие служебные автомобили, не проходят медосмотры (предварительные, периодические, предрейсовые и послерейсовые), а также психиатрические освидетельствования. Во-вторых, когда эти работники не оформлены как водители в порядке совмещения профессий и им не производится доплата.

По мнению ГИТ, если работнику для выполнения трудовых обязанностей предоставлен корпоративный автомобиль, он является штатным водителем компании. Работодатели, не желая проводить медосмотры и доплачивать подчиненным, маскируют предоставление автомобилей социальными благами (бонусами). Если ГИТ при проверке выявит подобную схему, она обяжет работодателя заключить с такими работниками соглашения к трудовым договорам о выполнении дополнительных функций водителей и организовать прохождение предусмотренных законом медосмотров. Также всех работников, не прошедших медосмотры, отстранят от управления транспортными средствами компании. А если не истекли сроки давности, то компанию и ее директора оштрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ за каждого водителя.

Подобные требования инспекторов были восприняты многими компаниями, мягко говоря, как необоснованные. Так как не все суды согласились с мнением контролеров, большинство предписаний и штрафов работодателям удалось оспорить. «ТС» опросил инспекторов и юристов, которые принимали участие в этих спорах, и выяснил, как работодателю доказать свою позицию в спорах с инспекцией.

Помимо Трудового кодекса РФ (ч. 2 ст. 212) обязанность по проведению медосмотров возлагается на работодателей ст. 20 и ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196- ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон № 196- ФЗ), а также ч. 2 ст. 46 Федерального закона от 21.11.2011 № 323- ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации». Отметим, что это требование касается всех штатных водителей. Причем неважно, перевозят они пассажиров или грузы по договорам с контрагентами или для внутренних целей компании. В частности, Московский областной суд разъяснил, что назначение перевозок не имеет значения, главное — наличие факта эксплуатации транспортных средств (решение от 26.06.2014 по делу № 21–596/2014). Поэтому, даже если никаких договоров на поставку товаров с контрагентами не заключалось, а водитель, например, только развозит документы по офисам, он также должен проходить все предусмотренные законом медосмотры.

По мнению трудовой инспекции, медосмотры должны проходить не только штатные водители, но и все сотрудники, использующие в работе служебные автомобили. При этом не имеет правового значения то, что автомобили предоставлены им в качестве бонуса или как вспомогательное средство. Важен сам факт управления транспортным средством компании.

Как разъяснил редакции «ТС» главный государственный инспектор труда ГИТ в г. Москве Азиз Хацаев, любой работник, использующий в работе служебный автомобиль, выполняет функцию водителя (постановление Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения»). А раз он квалифицирован как водитель, то согласно ст. 20 Закона № 196-ФЗ работодатель обязан обеспечить прохождением им медосмотров (предрейсового и послерейсового). Задача таких медосмотров — определение противопоказания к управлению автомобилем по состоянию здоровья, а также предупреждение дорожно-транспортных происшествий (ст. 1 Закона № 196-ФЗ). Именно поэтому проводить медосмотры необходимо всем, раз законодатель прямо не указал, что такая обязанность возлагается только на транспортные предприятия.

Геннадий Шиндалев, главный государственный инспектор труда ГИТ в г. Москве дополняет, что работники, использующие служебные автомобили, заняты на работах, связанных с движением транспорта (источником повышенной опасности). Статьей 22 Трудового кодекса РФ предусмотрена обязанность работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда на каждом рабочем месте. Значит, такие работники должны проходить психиатрические освидетельствования не реже одного раза в 5 лет (ч. 6 ст. 213 ТК РФ).

Конечно, предписание инспектора можно попытаться обжаловать. Суды обычно встают на сторону работодателей. В частности, Нагатинский районный суд г. Москвы в решении от 12.09.2014 по делу № 2–7982/2014 посчитал позицию инспекции необоснованной. Он разъяснил, что работники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, обязаны проходить медосмотры (ст. 213 ТК РФ). Правительство РФ в соответствии с ч. 2 ст. 329 ТК РФ постановлением от 19.01.2008 № 16 (далее — Постановление № 16) утвердило перечень работ, профессий, должностей, непосредственно связанных с управлением транспортными средствами. Работники, которым автомобили были предоставлены в качестве бонусов, занимали должности торговых и медицинских представителей. Они использовали транспорт компании не для перевозки грузов или пассажиров, а для передвижения, причем, как в рабочих, так и личных целях. Так как такие должности и работы не поименованы в указанном перечне, то отсутствуют основания считать, что работники являются штатными водителями и выполняют трудовую функцию по управлению транспортными средствами компании. Значит, и проходить медосмотры им не нужно.

Также суд разъяснил, что автомобили были выделены работникам как вспомогательное средство для выполнения трудовых обязанностей. При этом работники могли использовать их и в личных целях. Например, для поездок с работы или на работу.

Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» представляла интересы ряда компаний по подобным спорам с ГИТ. Она рассказала «ТС», на чем строилась ее позиция в суде. Во-первых, что работники не выполняли работу, связанную с источниками повышенной опасности, так как использование служебных автомобилей в данном случае является формой улучшения их социально-бытовых условий и условий труда. Во-вторых, что проверенные компании не осуществляли деятельность по перевозке пассажиров и грузов. Также она обратила внимание судов, что передвижение работников на автомобилях осуществлялось эпизодически, и поэтому рейсами не являлось. Суд поддержал эти доводы и отменил предписания инспекции.

Стоит обратить внимание инспектора на приведенную позицию суда и Анны Ивановой. Но даже если он ее не примет, у компании будут хорошие шансы оспорить предписание.

В ситуации, когда работник использует служебный транспорт в работе, но не перевозит на нем пассажиров или грузы, у работодателя, помимо ГИТ, проблемы могут возникнуть и с ГИБДД.

Ведомство, как и трудовая инспекция, считает, что работники, использующие в работе служебные автомобили, обязаны проходить медосмотры. Если инспектор установит, что работник, например, не прошел предрейсовый медосмотр, он составит в отношении него протокол по ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ. Данная норма предусматривает ответственность за нарушение требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей транспортных средств. В итоге работник будет оштрафован на 3 тыс. руб. Отметим, оштрафовать могут и саму компанию-работодателя, а также ее должностных лиц.

Судебная практика: Начальник отдела ГИБДД оштрафовал работницу по ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ за то, что она не прошла предрейсовый медосмотр перед тем, как сесть за руль служебного автомобиля. В суде работница утверждала, что не перевозила пассажиров или грузы, а использовала автомобиль для передвижения в рабочих целях. Суд разъяснил, что деятельность компании-работодателя связана, в том числе, с эксплуатацией транспортных средств. Значит, работники, использующие служебные автомобили, осуществляют транспортные перевозки. При этом цель таких перевозок правового значения не имеет. В то же время все юридические лица, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны проводить предрейсовые медосмотры водителей (ст. 20 и ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Суд заключил, что работница должна была пройти предрейсовый медосмотр (решение Пермского краевого суда от 21.08.2014 по делу № 7–951/2014-21-581-2014).

То есть претензии инспекторов в первую очередь коснутся компаний, деятельность которых по ОКВЭД связана с эксплуатацией транспортных средств. Причем даже в той ситуации, когда работники ничего не перевозят. Скорее всего, на практике инспекторы ГИБДД будут предъявлять претензии и к работникам тех компаний, которые не занимаются эксплуатацией транспорта.

Представляется, что требование сотрудников ГИБДД о прохождении медосмотров всеми работниками компании, использующими служебные автомобили, незаконно. При обжаловании постановлений ГИБДД можно использовать те же доводы, что и в ситуации с предписаниями трудовой инспекции.

Трудовая инспекция считает, что любой работник, которому автомобиль предоставлен в качестве бонуса, фактически выполняет дополнительные обязанности по управлению транспортным средством. При этом инспекция не обращает внимание на то, что такой работник может являться не штатным водителем, а, например, торговым представителем или менеджером. Очевидно, что он использует служебный автомобиль не для перевозки пассажиров или грузов, а только как средство передвижения. То есть никакой дополнительной работы не выполняет.

По мнению Анны Ивановой, такая схема взаимоотношений с подчиненными не противоречит закону. Стороны вправе предусмотреть в трудовом договоре положения об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи (ч. 4 ст. 57 ТК РФ). В такой ситуации управление автомобилем осуществляется работником по его усмотрению и не является обязательным требованием для выполнения трудовой функции.

Но у контролеров иное мнение. Они считают, что за управление автомобилем работодатель обязан доплачивать подчиненным. Причем даже в той ситуации, когда транспортное средство предоставлено в качестве бонуса. И никакие доводы на контролеров обычно не действуют. Примером того может служить ряд проверок, инициированных территориальными ГИТ на основании приказа Роструда от 07.08.2013 № 175, который в свою очередь был издан во исполнение поручения заместителя председателя Правительства РФ Ольги Голодец от 25.07.2013 № ОГ-П12-5345. Отметим, что поручение и приказ касались проверок компаний сферы строительства и автомобильного транспорта. Но проверены были, в том числе, и многие компании, не относящиеся к данным отраслям, но имеющие на балансе транспортные средства.

По результатам проверок ГИТ обязала компании заключить со всеми работниками, использующими автомобили, дополнительные соглашения к трудовым договорам о совмещении профессий водителей. Также ГИТ предписала доплатить работникам за все время фактического управления автомобилями.

Читать еще:  Как составить ходатайство по транспортным расходам?

Анна Иванова считает, что инспекторы вышли за пределы своих полномочий, потребовав заключения дополнительных соглашений о совмещении профессий (должностей): «заключение таких соглашений невозможно без согласия работников, которые его не давали. Поэтому многие работодатели отказались от принуждения работников к этому и были поддержаны судами. Если же работник считает, что его права ущемляются, он вправе обратиться в суд. Такой подход вытекает из принципа свободы труда».

Некоторые компании в судебном порядке оспорили предписания инспекции. Они аргументировали свои требования тем, что служебные автомобили были выделены работникам в качестве бонусов. То есть предоставление автомобилей являлось дополнительной льготой, включенной в социальный пакет. При этом автомобили работники могли использовать не только в рабочих, но и в личных целях. Например, для передвижения по городу при выполнении трудовых обязанностей или поездок с семьей за город. Очевидно, что работник вправе использовать в данных целях и собственный автомобиль. При этом штатным водителем компании он не станет.

Работник должен возместить весь ущерб от ДТП, если в аварию на служебном автомобиле он попадет не при исполнении трудовых обязанностей. Такой вывод следует из п. 8 ч. 1 ст. 243 ТК РФ. Если же ДТП произойдет при выполнении трудовых обязанностей, то максимум чего сможет добиться компания, — взыскать с подчиненного средний заработок.

Данный аргумент во многом оказался удачным. Так, в одном деле суд согласился, что одного управления автомобилем для признания работника штатным водителем недостаточно. Для этого в трудовую функцию работника должно входить управление транспортным средством с целью перевозки пассажиров или грузов. В обратном случае можно говорить лишь о том, что работник использует автомобиль в качестве инструмента для выполнения основной трудовой функции.

Цитируем документ: «Если автомобиль не служит рабочим местом работника, т. е. местом, где работник обязан выполнять трудовую функцию водителя автомобиля (перевозить грузы, пассажиров ), если управление автомобилем осуществляется по личному усмотрению работника, в том числе в целях приезда на работу или в место, куда ему следует прибыть для выполнения работы , то отсутствуют основания утверждать, что работник осуществляет трудовую функцию водителя автомобиля (решение Нагатинского районного суда г. Москвы от 03.04.2014 по делу № 2–727/2014).

Инспекция обжаловала данное решение суда, но Московский городской суд оставил его в силе (апелляционное определение от 18.07.2014 № 33–24668/2014).

Таким образом, при возникновении подобных споров с инспекцией в суде можно использовать следующие доводы:

  • предоставление автомобиля является социальной гарантией;
  • в трудовую функцию работника не входит перевозка грузов или пассажиров;
  • автомобиль не является рабочим местом сотрудника;
  • работник вправе использовать автомобиль как в рабочих, так и личных целях.

Конечно, разные суды могут высказывать разные точки зрения по одним и тем же вопросам. Но шанс оспорить подобное предписание инспекции высок.

Также инспекторы ГИТ полагают, что работники, которым предоставлены служебные автомобили для выполнения трудовых обязанностей, выполняют дополнительные обязанности водителей, поэтому должны проходить медосмотры, и им нужно платить за совмещение. Доказать обратное будет несколько сложнее, чем в ситуации с предоставлением автомобилей в качестве бонуса. Ведь в этом случае работники не могут использовать автомобили в личных целях, а, значит, это их сближает со штатными водителями.

Чтобы избежать претензий проверяющих, можно закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему условие о том, что для выполнения трудовых обязанностей работнику предоставляется корпоративный автомобиль, который служит лишь вспомогательным средством выполнения подчиненным своей работы. При этом в трудовую функцию работника не должны входить перевозка пассажиров или грузов. Подписывая трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, работник соглашается на все предусмотренные в них условия. То есть получается, что в его обязанности уже входит управление автомобилем. В то же время работник не выполняет какие-либо работы и не занимает должности, поименованные в Постановлении № 16. Значит, и никаких доплат ему не полагается, и он не должен проходить медосмотры.

Если условие о предоставлении автомобилей не прописывать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, то придется доказывать, что работник использует служебный транспорт только как вспомогательное средство для выполнения трудовых обязанностей. Важно доказать суду, что работник не перевозит грузы или пассажиров, а автомобиль не является его рабочим местом. В целом доводы аналогичны ситуации с предоставлением автомобилей в качестве бонуса.

Александр Попов,
шеф-редактор журнала «Трудовые споры»

2 вопроса о Служебном Автомобиле в Личных Целях

Прежде чем начнете знакомиться со статьей, подумайте есть ли у вас такие вопросы…

СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ В ЛИЧНЫХ ЦЕЛЯХ.

И самые распространенные вопросы на эту тему звучат так:

  • Есть ли разница в использовании служебного автомобиля в рабочих и личных целях?
  • Необходимы ли для этого дополнительные документы или пометки в путевом листе при личном использовании с разрешения руководства?

…Прочитайте полезную статью до конца, а затем возвращайтесь сюда. Я предлагаю вам стать пользователем нашего нового ресурса, где собраны видео-статьи. Например «Нужен ли директору путевой лист если его авто…»

последний шаг!

СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ ИЛИ ВСЕ-ТАКИ ЛИЧНЫЙ?

Есть заслуживающая внимание аналитическая статья на «Гарант-сервисе» (официальный партнер компании ГАРАНТ в Липецке и Липецкой области), но сразу скажу, что данная статья, хоть и подкреплена судебной практикой, но она однобоко рассматривает этот вопрос.

Вопрос о служебном автомобиле в личных целях и как оформить этот момент рассматривается, только с точки зрения налоговых органов. И вопрос по оформлению путевого листа, например, рассматривается без учета еще одного очень важного момента — это требования обеспечения безопасности дорожного движения.

Бухгалтер не знает, что на путевом листе завязаны три мероприятия по обеспечению БДД, поэтому выводы, которые делаются в этой статье задают неправильный вектор поведения. Обращаются внимание на такие моменты:

  • путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца;
  • компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно.

Первый момент очень сильно радует организации: как хорошо, можно выписать путевой лист на месяц. С точки зрения налоговых органов можно, а с точки зрения надзорных органов (транспортная инспекция, УГАДН) нельзя, потому что в путевом листе служебного автомобиля должны ежедневно проставлятся отметки о предрейсовом медосмотре.

А также ежедневно должны проставляться отметки специалиста ответственного за техническое состояние автомоблией при выпуске на линию. К тому же в путевом листе должен прослеживаться режим труда и отдыха водителя каждую смену (потому что есть ограничения).

И это относится не только к штатному водителю, но и к директору, если он сам управляет служебным автомобилем. Поэтому давайте рассмотрим вопрос служебного автомобиля немного в другой плоскости.

  • К сведению! Если вы эксплуатируете служебные автомобили, то законодатель требует обеспечить безопасность дорожного движения (БДД). Для вас и/или вашего специалиста запущена новая онлайн Программа-содействие. Участие в ней абсолютно бесплатное. Подробнее.

ЕСТЬ ЛИ РАЗНИЦА В КАКИХ ЦЕЛЯХ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ.

Конечно разница есть. Рассмотрим в качестве примера коммерческую организацию. Деятельность ее направлена на извлечение прибыли. И любой автомобиль приобретенный или взятый в аренду, будет рассматриваться налоговым органом либо как объект с помощью которого извлекают прибыль (перевозка на сторону), либо он необходим для работы организации в целом (перевозка для служебных нужд).

Есть 3 (три) варианта для анализа:

  • эксплуатация для личных целей;
  • эксплуатация для служебных целей и (если есть необходимость) для личных целей;
  • Эксплуатация для служебных целей.

Третий вариант я не рассматриваю, потому что в этом случае все понятно (обозначил для полноты).

Что касается первого варианта, то он категорически исключается по одной простой причине. Налоговая принимает обоснованное списание топлива только на расходы деятельности компании. На личное использование списание топлива не происходит (будут проблемы с налоговой).

Поэтому заполнение путевого листа на личные цели бессмысленно. Оно бессмысленно потому, что даже если вы выпишите отдельный путевой лист и водитель заправит за свой счет служебный автомобиль, то бухгалтерия его не сможет приобщить, так как он ничего общего с расходами на организацию не имеет. В итоге у вас возникнет пробел между показаниями спидометра (он же крутится). Этот пробел лишний повод для надзорных органов задавать неудобные вопросы.

Теперь о втором варианте (самом распространенном). Чтобы совместить использование служебного автомобиля в рабочих и личных целях есть выход. Но сразу скажу выходом это назвать сложно, потому что сам процесс хоть и соответствует всем требованиям законодательства и надзорных органов, но является абсолютно не пригодным ввиду его трудоемкости.

Итак, начнем с того что спидометр на автомобиле крутится постоянно (если вы конечно не Кулибин, и не сделали отдельный тумблер на него). Километраж на спидометре и километраж в путевом листе служебного автомобиля должен быть одинаковым — это аксиома.

Также, к слову говоря, аксиомой является и то, что остаток в баке по путевому листу должен быть не больше чем объем бака автомобиля. Иначе встает вопрос, а где водитель возит излишки?

И теперь перед нами стоит задача: как сделать так, чтобы пробел в километраже по спидометру, который вы накрутили при личном использовании, не выпал из документооборота бухгалтерии, а также документооборота транспортного отдела.

Выход (если это можно так назвать) есть. Нужно документально оформлять передачу автомобиля водителю, который будет его использовать в личных целях с фиксацией спидометра. Таким документом является акт приема-передачи автомобиля (кстати образец этого документа есть в Пакете Готовых Шаблонов).

Да, да. В этом случае составляется акт приема-передачи автомобиля каждый раз когда служебный автомобиль передается сотруднику для использования в личных целях. Составляет этот акт и контролирует его наполнение не один водитель, как вы знаете, а ответственный за техническое состояние и эксплуатацию (совместно с водителем, конечно).

Но, если вы думаете, что это все. То нет. Если речь идет о водителе, то мало каждый раз составлять акт приема-передачи автомобиля. Необходимо основание для его передачи, потому что акт является конечным документом при передаче автомобиля.

Таким документом является договор аренды (или субаренды если он уже в аренде). Вы спросите для чего он нужен? Здесь есть 2 (два) момента:

  • момент выгоды для коммерческой организации;
  • момент обеспечения БДД.

На счет коммерческой выгоды, вы должны понимать, что коммерческая организация не может работать себе в убыток, и даже не может работать безвозмездно, то есть в «0». Опять будут вопросы у налоговой. Поэтому возмездный договор аренды должен быть, хотя бы на минимальную символическую сумму.

На счет обеспечения БДД. Вы должны понимать, что если водитель взял автомобиль в личное пользование и попал в ДТП с пострадавшими, то вы всегда можете сказать, что водитель был не на служебном задании (вот приказ о предоставлении выходного дня, вот договор аренды, вот акт приема-передачи).

  • К сведению!
    Для специалистов, ответственных за обеспечение БДД, у нас есть готовое решение, которое немедленно упакует вашу работу на 100% . Это Пакет Готовых Шаблонов (более 90 форм, образцов и шаблонов), который успешно прошел реальные надзорные проверки. Подробнее.

ИТОГ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ЛИЧНЫХ ЦЕЛЯХ.

Краткий итог, какие же документы должны быть, чтобы можно было использовать служебный автомобиль в личных целях:

  • Приказ о предоставлении выходного дня (если используется в рабочее время);
  • Договор аренды (субаренды);
  • Акт приема-передачи.

А теперь представьте, если у вас водитель или специалист по несколько раз в неделю (если не за день) использует служебный автомобиль в личных целях. И каждый раз возникает необходимость правильно оформлять все документы. Именно поэтому я сразу обозначил, что этот вариант совсем не подходит для практического применения. Хотя для редких (разовых) случаев именно так и надо оформлять все документы.

НЕУЖЕЛИ ВСЕ ТАК ПЛОХО?

Как бы плохо это не казалось, но в этой ситуации нужно просто определиться и сделать выбор. Есть 3 (три) варианта:

  • Либо вы ставите табу на личное использование;
  • Либо вы даете в личное пользование на определенное время, и водитель едет за счет организации и вы это никак не отражаете, принимая на себя все риски (если с ним или с кем-то что-то произойдет);
  • Либо, как говорится, специалист (или водитель) «выписывает» авто. Официально делается Приказ (если необходимо), разовый договор с официальной передачей авто с фиксацией состояния, спидометра и остатка в баке.
  • Внимание!
    У нас единственное в России обучение по БДД, которое проводится при нашей экспертной поддержке на базе собственного образовательного учреждения. Это дистанционное обучение по всей России с выдачей Диплома установленного образца. А также Бонусы от нас бесплатно.Подробнее.

…Время от времени появляется очень актуальный и интересный материал или ценное предложение. Оставьте свой E-mail , чтобы быть в курсе и держите себя в теме последних событий. Подписная форма НИЖЕ.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector