Письмо об изменении назначения платежа проводки
Письмо об уточнении назначения платежа
Составление письма об уточнении назначения платежа происходит тогда, когда сотрудники организаций обнаруживают ошибку или неточность в уже исполненном платежном поручении. Данное письмо является не просто частью деловой корреспонденции, оно относится к первичной документации фирмы.
Когда и какие возникают ошибки
Ошибки в платежках между контрагентами допускают составители платежных поручений, т.е. работники бухгалтерских отделов. При этом неверные данные могут быть в самых разных пунктах документа: например, неправильно указывается номер договора, по которому происходит перечисление денежных средств, ошибочно пишется цель платежа или, бывает, выделяется НДС там, где его выделать не нужно и т.д.
Исправить это можно в одностороннем порядке, направив партнеру письмо об уточнении назначения платежа.
При этом вторая сторона не обязана высылать уведомление о получении данного послания, но удостовериться в том, что письмо получено, лишним не будет.
Можно ли оспорить новое назначение платежа
Обычно изменение параметра «Назначение платежа» происходит при взаимном согласии и без особых последствий. Но в некоторых случаях возможны осложнения. Например, если налоговая инспекция при проверке обнаружит такое исправление и посчитает его способом ухода от налогов, санкции со стороны контролирующего органа можно считать неминуемыми. Бывает, что трения о назначении платежа возникают и между контрагентами, особенно в части выплат по долгам и процентам. В большинстве случаев, для того, чтобы оспорить исправление, опротестовывающей его стороне придется обратиться в судебную инстанцию, при этом гарантий выигрыша дела никто не даст, поскольку такие истории всегда имеют множество нюансов.
Важное условие, необходимое для того, чтобы избежать возможных проблем, заключается о том, что сведения об изменениях в назначении платежа нужно в обязательном порядке передавать и в банки, через которые прошел платеж. Для этого достаточно всего лишь написать аналогичные письма в простой уведомительной форме.
Кто составляет письмо об уточнении назначения платежа
Данное письмо составляется со стороны компании, переведшей средства.
Обычно сам текст пишет специалист отдела бухгалтерии или иной сотрудник, уполномоченный на создание подобного рода корреспонденции и имеющий доступ к формируемым платежкам.
При этом документ в обязательном порядке должен быть подписан руководителем компании.
Как правильно написать письмо
Письмо об уточнении назначения платежа не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, соответственно, писать его можно в произвольной форме или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы. При этом есть ряд сведений, которые указывать в нем необходимо. Это:
- название предприятия-отправителя,
- его юридический адрес,
- данные об адресате: название компании и должность, ФИО руководителя.
- ссылку на платежное поручение, в котором была допущена ошибка (его номер и дату составления),
- суть допущенной неточности
- исправленный вариант.
Если неверно внесенных сведений несколько, то вписать их надо отдельными пунктами.
Все суммы следует вносить в бланк как цифрами, так и прописью.
При составлении письма важно придерживаться делового стиля. Это значит, что формулировки послания должны быть предельно четкими и корректными, а содержание довольно кратким — строго по делу.
Как оформить письмо
Как к информационной части письма, так и к его оформлению закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на простом чистом листе или на фирменном бланке организации, при этом допустимы как печатные, так и рукописные варианты.
Единственное правило, которое надо соблюдать неукоснительно: письмо должно быть подписано директором фирмы или уполномоченным на визирование подобной документации лицом.
Проштамповывать послание не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица по закону освобождены от необходимости это делать (при условии, что данное требование не прописано во внутренних нормативных актах компании).
Письмо нужно составлять как минимум в четырех экземплярах:
- один следует оставлять себе,
- второй передавать контрагенту,
- третий в банк плательщика,
- четвертый в банк получателя.
Все копии должны быть идентичны и заверены должным образом.
Как отправить письмо
Отправить такое письмо можно несколькими способами.
- лично из рук в руки,
- курьерской доставкой,
- через почту России заказным письмом с уведомлением о вручении,
- через интернет.
В случае отправки через интернет важно, чтобы предприятие имело официально зарегистрированную электронную цифровую подпись, хотя даже это не дает гарантии прочтения письма получателем.
Как и сколько хранить письмо
После отправления, все письма об уточнении назначения платежа необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации, а одну копию вложить в папку текущей «первички» фирмы. Здесь оно должно находиться период, установленных для такого рода документов законом или внутренними нормативно-правовыми актами компании, но не менее трех лет. После утраты актуальности и истечения срока хранения письмо можно передать в архив предприятия или утилизировать в порядке, прописанном в законодательстве.
Письмо об изменении назначения платежа проводки
Дата публикации 24.09.2019
На лицевой счет бюджетного учреждения поступили средства, по которым неверно указан КБК. В орган казначейства направлено уведомление. Как правильно отражать в учете уточнение вида и принадлежности платежа при поступлении доходов и ошибках в заявках на кассовый расход?
Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета не содержит корреспонденций для подобных операций. В выписке из лицевого счета эти суммы показаны как поступление и выбытие денежных средств. В соответствии с Инструкцией № 157н операции по выбытию денежных средств оформляются на основании первичных (сводных) учетных документов, приложенных к выписке из лицевого счета. Бухгалтерский учет операций по движению средств на счетах ведется в журнале на основании документов, приложенных к выпискам со счетов. Начальное и конечное сальдо в выписках УФК должно быть идентично данным регистров бухгалтерского учета. Про обороты ничего не сказано.
Учреждение отражает операции по уточнению платежей документами “Кассовое выбытие” и “Кассовое поступление”. При этом обороты соответствуют данным выписки из лицевого счета, представленной УФК. Если делать сторнировочную запись на основании кассового поступления (например), а затем правильный документ “Кассовое поступление”, то обороты по счету 201 11 не будут соответствовать выписке казначейства.
Как правильно отражать операцию в бухгалтерском учете? В зависимости от способа отражения по-разному формируются отчет (ф. 0503737) и сведения (ф. 0503769) в части оборотов по счетам учета?
Бюджетное учреждение вправе в течение финансового года уточнить коды по бюджетной классификации, по которым были отражены операции на лицевом счете (п. 16 порядка, утв. приказом Федерального казначейства от 19.07.2013 № 11н). Для этого учреждению необходимо предоставить в казначейство уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа (ф. 0531809). По результатам уточнения денежные средства отражаются на лицевом счете по тем кодам бюджетной классификации, по которым они должны были быть отражены изначально.
Инструкцией, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н (далее – Инструкция № 174н), порядок учета уточняющих операций не определен. Поэтому его целесообразно согласовать с финорганом и учредителем в порядке, предусмотренном п. 4 Инструкции № 174н, и закрепить в учетной политике.
Ни один из предложенных вариантов уточнения поступлений / выбытий нельзя считать ошибкой.
Оформление уточнения платежа как кассового поступления и выбытия соответствует выписке из лицевого счета казначейства. Дело в том, что в органе казначейства такая операция отражается не как сторно, а как перемещение на счете 0 307 12 000 “Расчеты по операциям бюджета на счетах органа, осуществляющего кассовое обслуживание” (п. 19 инструкции по применению плана счетов казначейского учета, утв. приказом Минфина России от 30.11.2015 № 184н). Аналогичное разъяснение содержится в письме Минфина России от 15.12.2014 № 02-06-10/64662.
Чтобы учет в учреждении совпадал с выпиской казначейства, при уточнении платежа отражаются кассовые поступления и выбытия. Однако при таком варианте в сведениях по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения (ф. 0503769) показываются обороты по счетам учета расчетов, которых фактически не было. Такое отражение задолженности нельзя признать соответствующим действительности.
Рассмотрим порядок учета уточняющих операций на примере поступивших доходов:
Дебет КИФ Х 201 11 510 (увеличение счета 17 КОСГУ 1ХХ) Кредит КДБ Х 20Х ХХ 66Х – поступила сумма доходов с неверным КБК на лицевой счет учреждения;
Дебет КДБ Х 20Х ХХ 560 Кредит КИФ Х 201 11 610 (уменьшение счета 17 КОСГУ 1ХХ) – уточнено поступление суммы доходов;
Дебет КИФ Х 201 11 510 (увеличение счета 17 КОСГУ 1ХХ) Кредит КДБ Х 20Х ХХ 660 – уточнена сумма поступления доходов на лицевой счет учреждения.
Если делать сторнировочную запись, то обороты по счету 201 11 не будут соответствовать выписке из лицевого счета. В то же время не будет лишних оборотов по счетам учета задолженности в сведениях (ф. 0503769):
Дебет КИФ Х 201 11 510 (увеличение счета 17 КОСГУ 1ХХ) Кредит КДБ Х 20Х ХХ 66Х – поступила сумма доходов с неверным КБК на лицевой счет учреждения;
Дебет КИФ Х 201 11 510 (увеличение счета 17 КОСГУ 1ХХ) Кредит КДБ Х 20Х ХХ 660 – отражена отмена поступления суммы доходов с неверным кодом на лицевой счет способом “красное сторно”;
Дебет КИФ Х 201 11 510 (увеличение счета 17 КОСГУ 1ХХ) Кредит КДБ Х 20Х ХХ 660 – уточнена сумма поступления доходов на лицевой счет учреждения.
Как видим, ни один из этих вариантов не отражает на 100% корректно сложившуюся ситуацию. Именно поэтому целесообразно согласовать ее отражение с финансовым органом, принимающим бухгалтерскую отчетность.
По нашему мнению, с точки зрения достоверности отражения хозяйственной операции в учете предпочтительным является вариант со сторнированием первоначальной записи:
- необходимость в уточнении поступления / выбытия, как правило, возникает вследствие ошибки, следовательно, логично уточнить платеж в порядке исправления ошибок текущего года (п. 18 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н);
- в реальности движения по лицевому счету учреждения не происходит, только уточняются КБК, поэтому формирование отчета (ф. 0503737) нельзя признать некорректным;
- порядок учета операций в казначействе не обязательно должен совпадать с порядком учета в учреждении, законодательство такого требования не содержит. Начальное и конечное сальдо в выписках казначейства соответствует данным регистров бухгалтерского учета, следовательно, информация не искажается;
- не отражаются несуществующие обороты по счетам учета расчетов, корректно составляется отчет (ф. 0503769).
Исправляем ошибки в назначении платежа
Причины и распространенные типы ошибок
Платежные поручения составляются, как правило, работником бухгалтерии или финансового отдела. При ручном заполнении документа неизбежны ошибки. Наиболее часто сотрудники ошибаются в номере договора или его дате, неверно указывают наименование оплачиваемых товаров или услуг, а при перечислении налога ошибаются в КБК и периоде оплаты. В 2020 году в связи со сменой ставки НДС с 18% на 20% участились случаи ошибок в указании ставки и суммы налога. Расскажем, как и в каких случаях составить образец письма об ошибке в назначении платежа.
Некоторые реквизиты необходимо обязательно исправить, а в некоторых случаях это не обязательно. Уточняющее письмо нужно составить в том случае, если перевод нельзя однозначно идентифицировать, то есть нельзя определить, за что и по какому основанию произведена оплата. Если ошибка не критична, уведомление об уточнении можно не составлять.
Кто и в каких случаях составляет уведомление об уточнении реквизитов платежного поручения
Письмо об уточнении составляется и направляется тем лицом, которое перечисляло денежные средства. Ведь только плательщик имеет право распоряжаться своими денежными средствами.
Если получатель денег считает, что в платежном поручении допущена ошибка, ему необходимо обратиться к плательщику и запросить исправление. Самостоятельно без разрешения плательщика учесть денежные средства по своему усмотрению получатель денег не может.
Ошибка | Нужно ли исправить | Почему |
---|---|---|
Неправильный договор | Да | |
Неправильное наименование товара или услуги | Не обязательно | При частых ошибках или большой сумме перевода несоответствие указанного товара или услуги виду деятельности получателя может вызвать вопросы банка вплоть до блокировки счета. Лучше указывать правильное наименование товара или услуги, а при массовых ошибках их нужно все же уточнить. |
Ставка НДС | Нет | Правовых и налоговых рисков нет. Здесь могут возникнуть проблемы у плательщика при зачете НДС с аванса поставщика со стороны ИФНС, если неточность перетечет в авансовый счет-фактуру. |
Составляем исправительное письмо о назначении платежа в платежном поручении поставщику
Когда нужно произвести изменение назначения платежа в платежном поручении, письмо составляется в произвольной форме. На законодательном уровне нет утвержденного бланка.
В документе необходимо указать:
- номер и дату документа;
- данные отправителя и получателя;
- реквизиты платежного документа, в котором допущена ошибка;
- правильное наименование ошибочных реквизитов;
- подпись ответственных лиц (тех же, которые подписывали платежку).
Направить уведомление можно любым удобным способом. Получение уведомления от контрагента о поступлении письма не обязательно. Но лучше его получить, чтобы убедиться, что получатель денег внес исправления в учет.
Образец письма о правильном назначении платежа
Как исправить налоговый платеж
По уточнению налоговых платежей существуют свои правила:
- С даты перечисления прошло не более трех лет.
- Уточнение не приведет к образованию недоимки.
- Оплата поступила в бюджет.
Нельзя уточнить платеж, если плательщик ошибся в номере счета Федерального казначейства или реквизитах банка. Он считается не поступившим в бюджет, и его можно только вернуть.
Чтобы исправить ошибку в платежном поручении, необходимо составить письмо в произвольной форме, а также прикрепить к нему копию неправильной платежки.
Образец письма о неверном назначении платежа в ИФНС
Составляя уведомление, в нем необходимо указать:
- реквизиты отправителя (наименование, адрес ИНН, ОГРН);
- реквизиты налоговой инспекции;
- данные платежного документа, в котором допущена неточность;
- реквизиты, которые нужно исправить, с их правильными значениями.
Образец письма о верном назначении платежа в налоговую
Направить уведомление можно:
- в письменном виде лично в ИФНС или по почте;
- в электронном виде через оператора ЭДО.
Сколько нужно хранить
Рассматриваемый документ относится к первичным учетным. Для них установлен срок хранения не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 402-ФЗ).
Можно ли оспорить изменение платежа
Иногда получатель денег не согласен с изменениями, вносимыми плательщиком. К сожалению, оспорить письмо об уточнении достаточно сложно. Делать это необходимо в судебном порядке. Желательно решить проблему путем переговоров.
При внесении изменений в назначение платежа необходимо помнить, что такие операции внимательно рассматриваются контролирующими органами. Если ИФНС усмотрит в таких письмах признаки уклонения от налогов, то могут быть предъявлены претензии: доначислены налоги и штрафные санкции. Наиболее часто вызывает вопросы предоплата по договору поставки, позднее переквалифицированная в перевод по договору займа. Здесь явно прослеживается способ ухода от уплаты НДС с аванса покупателя, и вопросы налоговой инспекции неизбежны.
Образцы писем об уточнении назначения платежа в платежном поручении – примеры текстов для налоговой, банка, контрагентов
Неприятным моментом является событие сбоя всей платежной системы, в частности оформление платежных поручений.