Организация кадрового делопроизводства в новой образовательной организации
Dolgovnet34.ru

Юридический портал

Организация кадрового делопроизводства в новой образовательной организации

Кадровое делопроизводство с нуля

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.

  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
  • Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

    Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

    Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

    Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

    Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

    После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

    Обязательные внутренние документы

    Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

    Документы, которые должны быть в организации:

    • штатное расписание;
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • положение о персональных данных;
    • график отпусков;
    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
    • табель учета рабочего времени.

    Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

    • должностные инструкции;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • инструкция по кадровому делопроизводству;
    • Положение о коммерческой тайне;
    • Положение об аттестации;
    • коллективный договор;
    • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
    • Положение о командировках;
    • личные дела сотрудников и т.д.

    Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

    Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

    Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

    Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

    Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

    Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

    Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

    На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

    По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

    На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

    По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

    По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

    Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

    • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
    • приказы по личному составу;
    • трудовая книжка (кроме совместителей);
    • личная карточка;
    • согласие на обработку персональных данных.

    Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

    Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

    Новые требования к кадровому учету от 2019 года

    В Госдуме находится законопроект с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.

    Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:

    • прием на работу;
    • уведомление о начале отпуска;
    • ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
    • оформление командировок;
    • формирование графика отпусков и т.д.

    Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

    Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

    Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

    Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Мы возьмем на себя не только обязанности, но и ответственность.

    Кадровые документы для школ, гимназий и лицеев!

    ► Срок изготовления документов – 1 день

    ► Все документы выполнены в формате Word

    ► Наличная и безналичная форма оплаты

    Стоимость комплекта – 3660 рублей

    Три главных вопроса

    Зачем нужны документы?

    Наличие документов в организации — прямое требование законодательства.
    Кадровые документы в образовательном учреждении так же важны, как и ведение бухгалтерского и санитарно-эпидемиологического документооборота.

    Для кого?

    Для любого образовательного учреждения.
    Даже если ваше учреждение — один кабинет, где несколько сотрудников работают пару раз в неделю, пакет кадровых документов у вас обязан быть.

    Что входит в комплект?

    Все необходимые кадровые документы.

    Самое полное предложение с примерами

    1. Локальные нормативные акты

    Формы обязательных локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения и приказы об их утверждении.

    Количество документов – 5 .

    нажмите => Сравнение с конкурентами

    Бесплатно скачанные документы Наш комплект документов Онлайн-сервисы
    Нужно потратить несколько месяцев, чтобы подготовить их. Нужно потратить 1 день на заполнение. Форматирование и разметка документов уже сделаны за вас. Работают только через хорошее подключение к интернету. Нужно учиться работать с программой.
    Придется следить за документами и не терять их. Если вы потеряете документы, мы вышлем вам новый комплект бесплатно. Документы нужно скачивать по отдельности, нет целого комплекта под рукой.
    Только опытный специалист заполнит их без ошибок. Вам нужно вписать только ФИО сотрудников и реквизиты организации. Вам все равно нужно понимать и разбираться в документах.
    Ничего не гарантируют, устаревают за 2-3 месяца. Принесут больше вреда, чем пользы. Систематически обновляется с уведомлением на почту клиента. Бесплатная экспертная поддержка для клиентов. Ничего не гарантируют. За обновлением нужно следить.
    Бесплатно, но вы тратите свое время и внимание, а получаете нулевой результат. Стоимость от 2000 рублей вне зависисимости от региона. Бесплатные тарифы ограничены. Нужно постоянно платить. В год около 15000 рублей.

    6 причин купить наши документы

    Удобны для
    редактирования

    Работают по
    всей России

    Закажите полный комплект документов всего за 3660 руб

    Наш менеджер свяжется с Вами и предложит несколько вариантов оплаты и получения материалов.

    Для организаций, численностью до 5 человек – специальные условия. Уточняйте у менеджера.

    Отзывы от наших клиентов


    Луконина Л.М, г. Саранск

    Заведующая МАДОУ д/с №94

    Гибкий подход и ответственность, а также профессионализм сотрудников и их индивидуальный подход помогли минимизировать юридические риски и усовершенствовали правовое обеспечение деятельности ДОУ.

    Салимгареева Ф.А, г. Уфа

    Заведующая МАДОУ д/с №97

    Наше сотрудничество с ООО “Внедрение систем и развитие” оставило самые благоприятные впечатления. Все задачи, поставленные перед организацией, были успешно осуществлены. Претензий и замечаний к работе нет.

    Кривошеева О.А, г. Самара

    Заведующая МБДОУ д/с №401

    Специалистами было разработано для нас полный пакет документов по охране труда для нашего учреждения со скидкой в 50%. Нам были предоставлены все необходимые документы в электронном виде, что очень удобно. Работа выполнена профессионально, качественно и в срок.

    Узнайте подробнее о других комплектах документов

    Пожарная
    безопасность

    Полный комплект документов для прохождения проверок МЧС

    Охрана труда

    Комплект документов для успешного прохождения проверок ГИТ

    Детская
    безопасность

    Все необходимые документы для обеспечения детской безопасности

    Антитеррор

    Документы по антитеррористической безопасности учреждения

    Персональные
    данные

    Комплект документов согласно требования ФЗ № 152 «О персональных данных»

    ГО и ЧС

    Полный комплект документов по ГО и ЧС

    Должностные
    инструкции

    Полный набор должностных инструкций

    Кадровые документы в общеобразовательных организациях регламентируют порядок осуществления трудовой функции каждым работником, а также фиксируют его служебные достижения, стаж работы, награды и поощрения.

    Перечень основных кадровых документов образовательного учреждения можно узнать, изучив Трудовой Кодекс РФ.

    Организация работы кадровой службы

    Для ведения кадровых документов оформления обычно назначается ответственное лицо, обладающее знаниями в области организации делопроизводства. Также, возможно совмещение функций кадрового работника с обязанностями делопроизводителя или другого сотрудника ОУ, обладающего необходимыми знаниями.

    Правильность ведения документов обычно проверяется органами прокуратуры, а также трудовой инспекцией, но только при наличии оснований.

    Основные кадровые документы для любого образовательного учреждения это:

    • приказы о приеме и увольнении работников, предоставлении отпусков, премий;
    • трудовые договоры и дополнительные соглашения;
    • должностные инструкции;
    • положения, регламенты;
    • трудовые книжки;
    • личные дела.

    Обычно эти документы составляет секретарь или специалист-делопроизводитель.

    Ответственность

    При выявлении контролирующими органами нарушений ведения кадровых документов к работодателю могут быть применены санкции, предусмотренные административным кодексом, ст. 5.27. Максимальные штрафные санкции предусмотрены в размере 100 тыс. рублей, за не заключение трудового договора, за нарушение иных требований трудового кодекса можно получить штраф в размере до 50 тыс. рублей (КоАП РФ, Статья 5.27.).

    Это то, что касается юридической ответственности. На практике ошибки в ведении кадрового делопроизводства ведут к снижению эффективности управления коллективом.

    Если работодатель не будет проводить установленные законом обучения и инструктажи, то он может быть привлечен к ответственности в виде штрафа размером от 110 до 130 тыс. рублей (КоАП РФ, Статья 5.27.1.).

    Организация кадрового делопроизводства – это вопрос, к которому следует отнестись серьезно. Чтобы привести все документы в порядок и пройти все проверки без неприятных последствий воспользуйтесь услугами компании «Внедрение систем и развитие».

    Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2018

    Все нижеприведенные пошаговые инструкции бесплатно доступны подписчикам журнала “Кадровик-практик”. Если Вы не являетесь подписчиком, то можете либо оплатить онлайн доступ к некоторым процедурам либо подписаться на журнал (

    5 руб./день) >>
    Подписка даст Вам доступ к материалам журнала, большой справочной базе по кадрам, книгам, курсу кадрового делопроизводства, тестам.

    Не представленные ниже пошаговые инструкции доступны только подписчикам журнала “Кадровик-практик”

    КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:

    краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

    (если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство – восстановление кадрового учёта >>)

    Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля, а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого “повесили” кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

    И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта :

    • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству: 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок “Трудовые книжки” (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
    • большая справочная база, доступная подписчикам журнала “Кадровик-практик” (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
    • наши лучшие книги по кадровому делопроизводству.

    Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

    1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

    • Нужные нормативные акты (по трудовому праву, кадровым вопросам) в последней редакции Вы можете найти здесь >> Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф . Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
    • Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству. Также полезны будут кладовые справочных баз сайта.
    • Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

    2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

    Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор – в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

    3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.

    Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

    Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

    “Работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. “

    4. Оформляем директора

    Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе, необходимые образцы документов, тематические консультации там же.

    5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

    Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов. Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе. На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью ” Штатное расписание: форма и содержание “. Подписчикам журнала “Кадровик-практик” рекомендуем почитать статью: ” Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю” и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.

    6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками.

    Образцы трудовых договоров (на разные случаи кадровой жизни, с разными условиями) есть на нашем сайте в свободном доступе >> Сразу обдумайте и включите в трудовой договор условия, которые выгодны и необходимы работодателю (при этом контролируйте, чтоб они не нарушали закон, иначе такие условия будут признаны недействительными, а работодатель может понести убытки).

    Подписчикам журнала “Кадровик-практик” рекомендуем методичку: “Принимаем работника на работу: кадровые вопросы” . Из нее Вы узнаете в том числе и о том, какие выгодные работодателю условия включать в трудовой договор, а какие условия напротив не желательны и опасны.

    7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:

    Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др.

    Образцы книг и журналов учета (именно развороты с графами) есть в магазине нашего сайта в описаниях каждого журнала. С ними Вы можете ознакомиться прямо сейчас. При необходимости Вы можете заказать готовые книги и журналы учета для кадровой работы.

    Другие образцы документов можно скачать на нашем сайте в бесплатной справочной базе >>

    Гораздо больше образцов документов, а также тематические комментарии и консультации по ним есть в большой справочной базе.

    8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки .

    Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. Там же есть и форма приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>

    9. Оформляем на работу работников.

    На нашем сайте есть пошаговые процедуры приёма на работу (для основного работника и для совместителя) >> Вы можете с ними ознакомиться. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов есть в справочных базах:

    • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
    • большая справочная база (более 1000 образцов документов, 140 пошаговых процедур кадровых операций, консультации и статьи по кадровым темам с 2010 г. по наше время, 200 образцов записей в трудовые книжки, методички, курс основ КД и др.)

    Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта.

    Курсы повышения квалификации, семинары Кадровое делопроизводство в образовательном учреждении

    Курс повышения квалификации специально для сотрудников отдела кадров образовательного учреждения.

    Наиболее сложные вопросы, распространенные ситуации, практические рекомендации по кадровому делопроизводству в вузе от ведущих экспертов СПб.

    1. Основные законодательные акты Российской Федерации, изменившие документирование трудовых отношений в образовательных учреждениях.
    2. Бумажные и электронные документы: правила составления, оформления, исполнения, текущего, архивного хранения и их уничтожения. Раскрытие информации об образовательной организации. Электронная цифровая подпись в кадровом учете. Практические аспекты внедрения новых требований к электронному документированию кадрового учета. Перечень необходимых и достаточных нормативных локальных актов работодателя. Номенклатура.
    3. Документирование процедур (поиск, отбор, тестирование, предъявление справок и проверка документов и прочее), предваряющих заключение трудового договора. Фактический допуск к работе и его последствия.
    4. Особенности правоприменения законодательства о сохранности тайны РФ в кадровом учете. Персональные данные. Коммерческая тайна. Личная тайна. Медицинская тайна. Отзыв работником своих персональных данных.
    5. Трудоустройство в рамках программ развития внутренней трудовой миграции. Изменения в миграционном учете граждан РФ, Белоруссии, Украины и граждан других стран.
    6. Порядок заключения, оформления, изменения, установления длительности трудовых отношений и расторжения трудового договора с различными категориями работников. Трудовой договор педагогического работника. Эффективный контракт. Договор гражданско-правового характера как один из видов занятости населения, его подготовка, заключение, исполнение, прекращение и расторжение. Аннулирование заключенного трудового договора. Выборы, конкурсный отбор, замещение должности и установление испытательного срока.
    7. Допуск, перевод и отстранение работника от выполнения работы и др. в связи с выполнением работодателем государственных нормативных требований охраны труда. Кадровые документы специальной оценки условий труда, профессиональных рисков, выявления профзаболеваний, расследования несчастных случаев и др.
    8. Штатное расписание. Учебная нагрузка. Должностные инструкции. Стандарты образовательной деятельности. Профессиональный стандарт. Образовательный ценз. Квалификация работника. Аттестация педагога. Обучение, переподготовка, повышение квалификации и ответственность сторон трудового договора.
    9. Оформление приема, испытания, перевода, перемещения, совместительства, совмещения, исполнения обязанностей, временного перевода, определение очередности отпусков и их предоставления, обучения, аттестации, оценки, увольнения и прочее. Правила оформления, регистрации, учета, ведения, восстановления и хранения личных карточек Т-2. «Привычные» ошибки приобретения и оформления новых бланков книжек и вкладышей к ним, их ведения, учета, регистрации. Особенности выдачи трудовых книжек работающим сотрудникам; работникам, с которыми трудовой договор расторгнут, представителям работника в связи с его смертью или безвестным отсутствием.
    10. Документирование оплаты труда за «сверхурочную» работу, работу в ночное время и выходные, праздничные дни. Обязательные формальности удержаний, перечислений, отчислений работодателем денежных средств из заработной платы работника. Документирование материальной ответственности.
    11. Правовое регулирование рабочего времени, времени отдыха и времени «неработы на работе». Учет рабочего времени. Легитимность отсутствия сотрудника на рабочем месте в рабочее время. Командировки и служебные поездки. Исполнение сторонами трудового договора графика отпусков и особенности его составления. Предоставление отпусков отдельным категориям работников. Учет отпусков прошлых периодов. Правила определения рабочего года при предоставлении отпуска. Отзыв из отпуска.
    12. Нетрудоспособность. Медицинские осмотры. Диспансеризация населения, национальный календарь прививок, санитарно-эпидемиологические правила и обязанности кадровых работников с ответственностью работодателя. Государственные гарантии донорам, инвалидам, квотирование рабочих мест.
    13. Трудовая дисциплина. Виды взысканий и поощрений. Виновное поведение и дисциплинарный проступок. Конфликт интересов. Этика педагогической деятельности. Формализация претензий учреждения к работнику. Порядок применения взыскания и поощрения. Увольнение как мера дисциплинарного взыскания.
    14. Основания увольнения работников, предусмотренные законодательством. Порядок и оформление увольнения. Сроки, определяющие порядок увольнения. Оформление соглашения сторон о расторжении договора, правовые последствия соглашения. Особенности процедуры увольнения в связи с отказом работника от продолжения работы при изменении условий трудового договора. Увольнение руководителя, преподавателя, административно-управленческого персонала в связи с изменениями численности обучающихся. Увольнение по обстоятельствам, не зависящим от воли работника и работодателя. Увольнение работника, незаконно принятого на работу. Увольнение работника в различных случаях, связанных с состоянием его здоровья. Гарантии работникам в связи с увольнением. Особенности порядка увольнения в случае предоставлении отпуска с последующим увольнением.
    15. Индивидуальные трудовые споры между работником и работодателем. Понятие индивидуального трудового спора. Органы, рассматривающие трудовые споры. Образование комиссии по трудовым спорам. Рассмотрение комиссией трудовых споров. Оформление решения комиссии, исполнение решения. Сроки, установленные для обращения работника и работодателя в суд. Исполнение решения суда о восстановлении работника на работе. Переоформление трудовой книжки. Оплата времени вынужденного прогула. Споры о взыскании начисленной, но не выплаченной работнику заработной платы. Материальная ответственность работодателя за задержку выплаты. Особенности применения дисциплинарных взысканий к руководящему, профессорско-преподавательскому составу, административно-управленческому персоналу. Особенности рассмотрения спора по обращению работодателя о взыскании с работника возмещения причиненного им морального вреда, материального ущерба.
    16. Порядок выявления «узких мест» или проведение аудита кадрового делопроизводства собственными силами. Типовые нарушения законодательства о труде. Восполнение недостающей документации в режиме реального времени без нарушений действующего законодательства. Виды и сроки ответственности кадрового работника, руководителя кадровой службы и руководителя организации за ненадлежащее документационное сопровождение трудовых отношений.
    17. Изменения в подходе государства к проведению проверок соблюдения трудового законодательства. Контрольные функции прокуратуры, инспекции по труду, ПФРФ, ФСС РФ, Федеральных служб по надзору в соответствующих сферах. Новые формы надзора. Права и обязанности работодателя и проверяющей организации. Порядок подготовки к проведению инспекционных мероприятий. Новые источники сведений о нарушении законодательства образовательным учреждением. Обжалование решений и предписаний проверяющих.

    Наличие среднего профессионального или высшего образования

    Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

    ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

    Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

    Обязательными локальными нормативными актами являются:

    • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
    • Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
    • Инструкция по технике безопасности.
    • Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

    Все эти документы действуют до замены новыми.

    • График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
    • График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
    • Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

    ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

    Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

    • положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
    • должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
    • инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
    • альбом форм документов по учету кадров;
    • положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
    • положение о персонале;
    • коллективный договор.

    Все эти документы также действуют до замены новыми.

    ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

    К таким документам относятся:

    • прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
    • далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
    • личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
    • трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

    ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

    Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

    • о приеме работника на работу – форма Т-1;
    • о приеме работников на работу – форма Т-1а;
    • о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
    • О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
    • о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
    • о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
    • о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
    • о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;
    • о направлении работника в командировку – форма Т-9;
    • о направлении работников в командировку – форма Т-9а;
    • о поощрении работника – форма Т-11;
    • о поощрении работников – форма Т-11а.

    Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

    • о совмещении должностей (профессий);
    • о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
    • о возложении взысканий;
    • о досрочном снятии взысканий;
    • об изменении персональных данных работника;
    • о присвоении разряда;
    • о привлечении к сверхурочным работам;
    • о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
    • о дежурствах;
    • об установлении или снятии персональных надбавок;
    • об изменении режима работы.

    ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ

    Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

    • об утверждении штатного расписания;
    • о внесении изменений в штатное расписание;
    • о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
    • о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
    • об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

    Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

    • командировочное удостоверение – форма Т-10;
    • служебное задание – форма Т-10а;
    • записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
    • записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);
    • акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).

    РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

    В наше время существуют три способа регистрации:

    • простейший – в журналах;
    • более совершенный – с помощью картотеки;
    • и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.

    Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

    Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

    • Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
    • журнал регистрации личных карточек (Т-2);
    • журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
    • журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
    • журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

    На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

    Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

    • Сверхурочные работы;
    • использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
    • предоставленные работникам отгулы и т.д.

    Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

    • окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);
    • истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);
    • ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
    • помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.
    Читать еще:  Проверка фсс и пфр какие документы готовить 2018 год
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector